Taglio netto ai costi aziendali?

La gestione documentale per la tua azienda 4.0

Con DocuWare hai più tempo per il tuo business, processi sotto controllo e costi aziendali ridotti

RISPARMI TEMPO

Grazie alla ricerca facilitata che funziona come un motore di ricerca

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ELIMINI ERRORI E DIMENTICANZE

Tieni sotto controllo le pendenze, i flussi di lavoro e le versioni dei documenti

HAI TUTTO SOTTO CONTROLLO. OVUNQUE

Monitori lo stato dei lavori, anche da fuori ufficio tramite mobile

Sapevi che…

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Il 5% dei file di un’organizzazione qualsiasi risulta mancante o fuori posto

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In caso di calamità naturale 1 su 4 chiude per la perdita dei documenti

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I dipendenti impiegano in media il 40% del tempo a cercare informazioni necessarie per svolgere le proprie attività (fra e-mail, documenti cartacei, dischi condivisi e raccoglitori)

E se potessi rendere la tua azienda più competitiva?

Tutti i vantaggi di un sistema di gestione documentale (DMS)

DocuWare
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Risparmi carta, spazio, tempo e denaro

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Trovi tutto subito

  • Recuperi facilmente i dati indipendentemente dalla loro origine
  • Puoi filtrare le informazioni
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Faciliti la collaborazione

  • Lasci annotazioni visibili agli utenti
  • Velocizzi l’introduzione di nuovi collaboratori
  • Sfrutti le informazioni passate per lavori futuri
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Archivio sempre a portata di mano

  • Accedi all’archivio anche da fuori ufficio tramite mobile
  • Mantieni i documenti al sicuro da furti e calamità naturali
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Migliori il servizio al cliente

  • Dando risposte rapide e puntuali
  • Con la firma elettronica e/o i certificati di sicurezza
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Fatturazione più veloce

  • Mantieni il controllo delle versioni
  • Automatizzi i flussi di lavoro
  • Tieni sott’occhio le pendenze
DocuWare mobile

Perché scegliere la nostra soluzione?

Palo Alto + DocuWare

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Abbiamo un know how di quasi 20 anni sul territorio Ticinese

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Forniamo supporto sia in loco che in remoto in lingua italiana

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DocuWare è un sistema scalabile ideale sia per piccole-medie imprese che per multinazionali

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È disponibile in italiano, è semplice e intuitivo

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Riduci il tempo di archiviazione grazie a barcode e moduli di intelligent indexing

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Soddisfa i requisiti legali per la conservazione dei documenti

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Integrazione a 360 con i software aziendali quali email, ERP, CRM, contabilità, ecc

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Nessuna interruzione delle operazioni dei dipendenti durante l’installazione

Lavoriamo con DocuWare dal 1997.

Abbiamo al nostro attivo più di 100 installazioni.

Siamo molto soddisfatti dalla soluzione propostaci da Palo Alto. Ha risolto i nostro problemi di spazio e riusciamo ad evadere le fatture in molto meno tempo rispetto a prima. Ora abbiamo tutto sotto controllo, con una soluzione ordinata e pulita. Ognuno è indipendente nella ricerca dei documenti e chiaramente responsabile della propria fase di approvazione del flusso di lavoro. Sarebbe interessante implementare DocuWare in altri settori, la parte più ostica è sempre quella di abituare il personale a modificare il proprio metodo di lavoro, anche se possiamo dire con certezza che chi inizia ad utilizzare DocuWare poi lo apprezza molto. Leggi il caso aziendale

Walter Gippini

Contabile, Garzoni SA

“DocuWare has long been considered one of the preeminent document management platforms, delivering just about every feature one could think of,” said BLI’s Bsales. “But for all its features, DocuWare is surprisingly easy to use. The company has taken the familiar in-basket and file-cabinet constructs of the paper-based world and recreated them in digital form, so even users new to a document management system will be able to understand the workflow.” Three versions of the platform are available—DocuWare ENTERPRISE Server 6, DocuWare PROFESSIONAL Server 6 and DocuWare BUSINESS Server 6—and this BLI “Pick” award applies to all three.

Buyers Laboratory Inc. (BLI)

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Un sistema semplice e automatico per battere i crescenti costi di archiviazione

Domande frequenti

Cos’è un sistema di gestione documentale?

Un sistema di gestione dei documenti (SGD) o Document Management System (DMS) è una soluzione software composta da uno o più applicazioni che serve ad organizzare documenti e facilitare la partecipazione dei collaboratori. Con un DMS si possono anche impostare e automatizzare i flussi di lavoro aziendali.

Che differenza c’è fra l’archiviazione in cloud (Sharp Cloud Portal Office o simili) e un sistema di gestione documentale in cloud (DocuWare o altro)?

Solitamente i servizi di cloud (gratuiti o a pagamento) ti consentono di salvare documenti su uno spazio disco accessibile online, condividendoli con altre persone. Entrambi i servizi sono accessibili ovunque e si possono integrare ai sistemi di stampa multifunzione, ma un sistema di gestione documentale oltre a queste caratteristiche ti offre la possibilità di indicizzare documenti, effettuare ricerche tramite filtri, salvare liste di attività legate a documenti specifici, automatizzare flussi di lavoro per documenti che devono essere approvati o modificati da più persone. I documenti archiviati in un DMS, che siano scansioni o documenti digitali, diventano completamente leggibili, ossia ogni parola è rintracciabile tramite ricerca full text, simile ad una ricerca in Google. Un DMS è anche integrabile al gestionale e agli altri software aziendali in modo da consentirti un’archiviazione diretta. Puoi anche tenere sotto controllo le versioni dei documenti, in modo da essere certo di quale sia l’ultima senza commettere errori. L’archiviazione con un sistema di gestione documentale serio rispetta i requisiti di legge, pertanto puoi eliminare quasi tutta la carta dal tuo ufficio, liberando spazio senza dover fare copie di sicurezza in caso di calamità ambientali. Con un DMS il tuo archivio è sempre al sicuro. In un sistema di gestione documentale puoi controllare gli accessi e limitare la visibilità dei documenti riservati. Inoltre i documenti possono essere criptati, i tecnici che gestiscono il sistema non hanno la possibilità di vedere il contenuto dei file.

Come avviene il passaggio dalla creazione di un documento al suo trasferimento nel raccoglitore digitale?

I documenti vengono costantemente creati, inoltrati, ricevuti, controllati, condivisi, catalogati, organizzati, archiviati, ricercati.

Soltanto per la vendita di un prodotto, invierai probabilmente almeno una email di contatto, un’offerta, la documentazione sul prodotto, la bolla di consegna e la fattura.

Il sistema di gestione documentale (DMS) DocuWare, raggruppa tutti i documenti provenienti da vari contenitori (server, archivio cartaceo, hard disk, email, ecc) archiviandoli in un unico raccoglitore elettronico centralizzato e strutturato.

Si possono impostare dei processi che consentono di archiviare automaticamente il documento, ad esempio catalogando email per “mittente, destinatario e oggetto” oltre a mantenere attiva l’opzione full text per la ricerca di specifici contenuti.

Per archiviare i file cartacei è sufficiente eseguire una scansione con uno scanner o una copiatrice integrati con DocuWare. Durante il processo la funzione di riconoscimento testi (OCR) rende il contenuto leggibile, assegnando al documento voci di ricerca. Anche i codici a barre vengono riconosciuti automaticamente. Ad operazione terminata il file è trasferito direttamente nel pool centrale di DocuWare.

Quanto tempo ci vuole per integrare un sistema di gestione documentale nella mia azienda?
A differenza dei sistemi gestionali o ERP, puoi integrare un sistema di gestione documentale in tempi ridotti (per sistemi base senza automatismi 3 giorni, per sistemi più complessi fino a una settimana e mezza).     Possiamo essere così rapidi sia grazie alla flessibilità di configurazione del sistema, sia grazie alla nostra lunga esperienza nel settore che ci consente di individuare la strategia migliore ai fini di un’integrazione veloce e performante. Un’ottima consulenza porta ad una significativa riduzione del tempo di implementazione.
Qual è il processo di installazione?

Procediamo innanzitutto con un’analisi della situazione documentale aziendale, della struttura IT e della struttura dei reparti. In base alle tue necessità ti prepariamo una demo realistica del progetto. Se la soluzione è convincente ti prepariamo una proposta e, dal momento della firma, ci vogliono massimo 3 giorni per installare e integrare il sistema all’interno della tua struttura. In questo periodo potrai continuare a lavorare liberamente senza interruzioni.

Al termine dell’installazione è previsto un training formativo destinato ai responsabili e principali utilizzatori.

Sono necessari requisiti tecnici particolari?
Ogni sistema DMS ha i suoi propri requisiti tecnici perché viene implementato su varie piattaforme e in diverse architetture.         Se scegli la versione DocuWare Cloud, non ti devi preoccupare dello stato dell’infrastruttura perché il sistema viene installato su server DocuWare e mantenuta sempre aggiornata e sicura. Sarà quindi sufficiente un PC con Windows 7 (o superiore) e un browser dal quale accedere al sistema. Se scegli di installare DocuWare in casa avrai bisogno di un server con un sistema operativo Microsoft e con i requisiti minimi di sistema qui linkati.
Ho bisogno di uno scanner specifico per archiviare i documenti?

Qualsiasi tipo di scanner va bene, ma a dipendenza della tua mole di documenti avrai bisogno di uno scanner più performante o di una stampante multifunzione a più alta produttività.

All’inizio, come faccio a digitalizzare tutti i miei documenti?

L’importante è iniziare oggi. Digitalizzare da oggi in avanti. Se invece è per te importante poter recuperare da subito anche i documenti del passato devi scansionarli tutti o importarli (se sono digitali) e archiviarli. Questo lo si può fare con ogni singolo documento oppure puoi valutare l’archiviazione in blocco. Se decidi di archiviare il passato in blocchi più grandi (ad esempio un raccoglitore intero), la ricerca sarà meno dettagliata perchè non avrai potuto applicare i filtri specifici per ogni documento. La ricerca full-text ti aiuta però a trovare velocemente le pagine che ti interessano. Alle aziende che vogliono digitalizzare degli archivi interi, possiamo offrire un servizio completo di scansione, indicizzazione e archiviazione di tutti i documenti.

Come faccio a sapere che i miei dati sono al sicuro?

Ogni utente/persona accede al DMS tramite il proprio login e la propria password. In fase di progetto puoi definire le autorizzazioni per ciascun collaboratore. Ossia puoi stabilire, tramite filtri, a quali documenti ha accesso ognuno e cosa può fare (modificare, stampare, inviare per email, scaricare, eliminare). I documenti vengono salvaguardati da backup di sistema, quindi in caso di problemi, potrai sempre recuperare tutto.

Perché devo scegliere DocuWare?

DocuWare esiste dal 1988 e grazie alla sua lunghissima esperienza ti garantisce una continuità del prodotto e un costante sviluppo delle soluzioni software. DocuWare è dotato di un potente sistema di archiviazione elettronica – pensato per tutti i settori – che raggruppa in un pool centrale tutti i documenti dell’azienda.

  • Dispone di un server SQL integrato, la connessione a Oracle e ad altri database.
  • È disponibile in 16 lingue, in tre edizioni server e anche tramite il cloud computing.
  • DocuWare ti mette a disposizione una serie di moduli di espansione per adattare il sistema in qualsiasi momento in base alle tue esigenze.
  • Ti offre anche un servizio di eLearning online e pubblica costantemente video illustrativi; ti mantiene informato tramite rivista e newsletter, oltre ad offrire corsi di formazione per il personale.

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