Gli individui devono poter decidere ciò che vogliono in base a ciò che ancora non hanno, solo così riusciranno a capire cosa gli serve per ottenere strategicamente, poi, quello che più desiderano.

L’emergenza che vede coinvolte tutte le imprese ci costringe ormai da un mese a lavorare da casa e accende nuovamente i riflettori sul fenomeno dello smart working, volto ad aumentare la competitività delle aziende e favorire un migliore equilibrio vita-lavoro per tutti gli attori.

Il Ticino, legato ad una cultura del lavoro molto tradizionale, sta facendo i conti con questa situazione sì d’emergenza, ma che potrebbe rilevarsi un’occasione per ripensare e modificare l’intero sistema.
Affinché il lavoro agile sia efficace e produttivo non può e non deve essere improvvisato bensì ponderato, studiato e pianificato nel migliore dei modi.

Abbiamo messo finalmente in discussione i tradizionali vincoli legati a luogo e orari di lavoro e ci siamo accorti tutti, datori di lavoro in primis, che non è sempre necessario essere in ufficio per essere produttivi.

Ma la situazione attuale dettata dalla pandemia coronavirus non ci ha veramente messo nella condizione di lavorare in modo smart.

Infatti attraverso la combinazione di flessibilità, autonomia e collaborazione, lo smart working punta sull’ottimizzazione degli strumenti e delle tecnologie e garantisce ambienti di lavoro funzionali ai lavoratori, tutte cose che nella maggior parte dei casi non abbiamo ottenuto in questo periodo di pandemia.

Innanzitutto non abbiamo potuto scegliere il luogo di lavoro, ma ci è stato imposto. Neppure gli orari di lavoro sono pensati per una maggior flessibilità, sono piuttosto fonte di stress per tutti coloro i quali durante questa quarantena si devono districare fra figli e lavoro, con continue interruzioni e cambi fra la modalità famiglia e la modalità operativa. Il rischio è quello di non riuscire mai a staccare veramente dal proprio lavoro e di non riuscire a dedicarsi in modo spensierato ad altre attività.
Molte aziende hanno improvvisato strumenti e tecnologie da fornire ai propri collaboratori, obbligandoli a un auto apprendimento forzato e individuale, quindi non condiviso, e mettendo a rischio anche i dati aziendali. Ultimo ma non per importanza, questo cambiamento non è partito, nella maggior parte dei casi, da una revisione della cultura organizzativa, ponderata e condivisa, bensì da un’emergenza che ha spinto molte aziende a reagire d’impulso.

Quello a cui rispondiamo oggi tutto è tranne che lavoro agile bensì uno stato di necessità e un’inevitabile deportazione lavorativa a casa per garantire la tenuta economica del paese, richiedendo a tutti gli attori coinvolti massimo rigore: alle aziende di rendersi flessibili nel gestire le attività e ai dipendenti di essere responsabili.
Da tutto ciò ne deriva ansia e stress, due stati emotivi che associati ad una condizione di allerta e paura, correlato ad una calamità, potrebbero sfociare in altre patologie più gravi.
Limitare la durata del periodo di isolamento rispetto a quanto le autorità consigliano, minimizzerebbe gli effetti psicologici negativi sulle persone. Per tutti noi, una proroga dell’attuale quarantena, rischierebbe di acutizzare qualsiasi senso di frustrazione o demoralizzazione. La mente umana è diabolica, tormentata da continue domande e dalle eccessive informazioni, spesso inadeguate, che si recepiscono dall’esterno e non sempre volte a colmare i dubbi.

C’è da dire che anche in una situazione di normale calma non tutte le persone sono in grado di lavorare al meglio da remoto e non tutti i manager sanno esattamente come condurre un team di smart worker. Per alcuni la mancanza di sicurezza del “luogo ufficio” è destabilizzante, per altri la libertà di produrre sfruttando le potenzialità del proprio bioritmo e mixando la giornata secondo le proprie necessità porta a un livello di performance superiore a quello abituale.

I 4 pilastri dello Smart Working

Lo smart working si basa un modello organizzativo e una nuova filosofia manageriale condivisa da tutti i livelli aziendali. Mette le persone al centro dell’organizzazione con l’obiettivo di far convergere gli obiettivi personali e professionali del singolo con quelli dell’azienda, portando così ad aumentare la produttività. Fonda le sue basi nel restituire alle persone la flessibilità e l’autonomia nella scelta degli spazi e degli orari a fronte di una maggiore responsabilizzazione nel raggiungimento dei risultati. Valorizzazione dei talenti e fiducia diventano i principi chiave di questo nuovo approccio in cui il rapporto fra manager e lavoratore passa dal controllo alla fiducia.

Un modello innovativo completamente diverso dal telelavoro, ossia un lavoro svolto a distanza, rispetto alla sede centrale, che segue orari e normative precise affinché sia assicurata la regolarità nello svolgimento del lavoro.

1. Nuovo modello organizzativo

È necessario creare un team operativo che prenda in considerazione le esigenze del management, quelli dei collaboratori e quelli specifici di ogni reparto. Definire dei processi chiari e condivisi con tutti fornisce la struttura e la direzione necessaria per ottenere risultati concreti e controllabili.

2. Flessibilità di orari e luoghi di lavoro

Il lavoratore non è più obbligato a legarsi a un luogo fisso, può lavorare da casa, presso un’altra sede, in uno spazio di coworking o in qualunque luogo in cui si possa aprire il proprio portatile e ci sia una connessione Internet. L’orario di lavoro è definito in modo autonomo al fine di conciliare al meglio vita lavorativa e vita privata oppure sfruttando gli orari di maggiore produttività dettate dal proprio bioritmo o dalle proprie abitudini.

3. Dotazione tecnologica

In una struttura condivisa come quella di un ufficio è semplice riunire tutto il team per riunioni e allineamenti. In un contesto come lo Smart Working, in cui potenzialmente tutti i collaboratori lavorano in posizioni diverse da quelle di un ufficio in comune, ci sarà bisogno degli strumenti giusti per assicurarsi che tutto il team sia allineato verso gli obiettivi comuni. Con un sistema di Enterprise Content Management si è in grado di centralizzare tutte le informazioni aziendali in un unico punto accessibile anche da remoto, controllare le attività in corso, delegare, approvare e gestire processi digitali che consentono a tutto il team di collaborare indipendentemente dal luogo di lavoro.

4. Spazi fisici

Offrire ai propri collaboratori uno spazio di lavoro ben strutturato, tecnologicamente avanzato, con processi definiti, consente all’azienda di ottenere il meglio da ogni singolo individuo.

Conclusione

Ecco quindi che se leggiamo la definizione di smart working e cerchiamo di applicarla all’attuale situazione d’emergenza, difficilmente possiamo affermare di essere davvero flessibili, autonomi, collaborativi e dotati di strumenti tecnologici ottimizzati per il lavoro agile.

Ma fra qualche settimana o mese potremo guardare indietro e con l’esperienza di quanto ha funzionato e degli errori commessi, con dati alla mano possiamo iniziare a porre le basi per convertire la nostra in un’azienda agile sotto tutti i punti di vista.

Un’azienda agile ed efficiente dovrebbe far sua la modalità di smart working senza tuttavia imporla, ma offrendo la possibilità ai propri impiegati di poter scegliere quando recarsi in ufficio e quando operare da remoto.

Non dimentichiamoci che per alcuni “casa” ha un significato positivo, mentre per altri è l’ufficio l’isola in cui potersi lasciare alle spalle i propri fardelli.

Offrire ai propri collaboratori uno spazio di lavoro ben strutturato, tecnologicamente avanzato, con processi definiti, consente all’azienda di ottenere il meglio da ogni singolo individuo.

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