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Workshop di gestione documentale

CHF 3'200.00 CHF 1'000.00

Vuoi adottare una soluzione di gestione documentale ma non sai esattamente cosa aspettarti?

Il workshop di gestione documentale ti consentirà di approfondire in via preliminare gli aspetti tecnici, organizzativi e applicativi della soluzione DMS adatta alle tue esigenze e di fornire le basi per eventuali altre implementazioni all’interno della vostra società.

  • Conferma entro il 31.12.2018
  • Workshop da eseguire nel mese di gennaio 2019
  • Prezzo in CHF e IVA legale esclusa

Oggetto del servizio offerto

Il workshop si rivolge alle aziende che sono interessate a implementare un progetto di dematerializzazione documentale e archiviazione sostitutiva. Scopo del workshop è definire la struttura degli archivi digitali, mappare in modalità macro i processi decisionali, fotografare la situazione attuale degli archivi cartacei e definire congiuntamente gli obiettivi futuri del progetto suddividendoli per step. Al termine del workshop l’azienda avrà a disposizione un ambiente test operativo per 15 giorni e 3 documenti utili alla valutazione delle strategie future: un allegato tecnico, lo schema dei processi e la valutazione del ritorno d’investimento.

Il Workshop è composto da:

  • ½ giornata di raccolta dati
  • ½ giornata di preparazione documentazione
  • 1 giornata di preparazione e presentazione prototipo

Struttura del workshop

La prima fase consiste in un incontro interlocutorio con il personale della vostra azienda. Si effettua una dimostrazione generica della soluzione software, si definisce il campo di applicazione del workshop, si approfondiscono eventuali esigenze tecnico operative e policy aziendali.
Nella seconda fase assieme a voi raccoglieremo dati, informazioni, esempi di documenti prendendo nota degli attuali processi organizzativi inerenti i campi di applicazione prescelti.
La terza ed ultima fase consiste nell’analisi e nell’elaborazione dei dati raccolti, vengono originati tre documenti:

  1. Un documento definito allegato tecnico che sintetizza i processi e le metodologie di lavoro elaborate, definisce uno o diversi scenari di soluzione e prospetta in base progettuale ed economica l’inserimento di un sistema di gestione documentale all’interno della vostra azienda.
    Sarà creato un prototipo, un ambiente di test calibrato sulle reali situazioni operative del cliente, e verrà messo a vostra disposizione per 15 giorni solari. L’obiettivo è quello di simulare il vostro reale ambiente lavorativo col quale interagire per mezzo di differenti operatori pre-configurati, offrendovi la possibilità di testare operativamente la soluzione DMS proposta.
  2. Il secondo documento è uno schema dei processi. È complementare all’allegato tecnico e definisce le procedure di classificazione e le metodologie operative per la gestione delle approvazioni, dei ruoli all’interno dell’azienda, ecc.
  3. Il terzo documento fa riferimento alla valutazione del ritorno dell’investimento

Benefici attesi

Per l’utilizzatore

  • Si condividono le attuali procedure, le problematiche e gli “stati di fatto”.
  • Il confronto con realtà ed esperienze esterne consente l’individuazione di elementi d’innovazione e miglioramento da applicare agli attuali metodi di lavoro.
  • Si rende partecipe tutta l’azienda di eventuali “disorganizzazioni” ad oggi non evidenziate dalle attuali procedure.

Per il project manager

  • Si può programmare e pianificare l’inserimento in azienda di un nuovo strumento
  • Si possono condividere gli obiettivi aziendali con tutto il personale potenzialmente coinvolto nel progetto.

Per la proprietà

  • Si definiscono nello specifico i campi di applicazione ed i benefici attesi.
  • Si misurano i costi attuali e quelli futuri; si ottimizzano le risorse e le spese.
  • Si evitano sgradevoli sorprese per quanto concerne le discrepanze fra la quotazione economica preventiva e quelle consuntiva.
  • Si ha la possibilità di stimare con precisione al 90% sia il budget d’investimento che il ritorno economico (ROI) su di esso.

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