Settore medicale

Casi aziendali e referenze

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Vantaggi principali

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Riduzione dei costi di gestione

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Migliore attenzione al cliente

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Processi chiari e automatici

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Riduzione degli errori

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Aumento della produttività dei collaboratori

Il mondo della sanità si trova a una svolta: l’esiguità dei fondi statali, l’aumento progressivo dei costi, l’invecchiamento demografico e, non ultimo, il progresso della medicina richiedono flussi di lavoro ottimizzati. La clinica del futuro, che sarà caratterizzata da un numero maggiore di pazienti, tempi di ricovero più brevi, minore disponibilità di letti e, allo stesso tempo, da requisiti di qualità più elevati, richiede sistemi IT elettronici all’avanguardia.

In tal senso l’archiviazione digitale e l’automatizzazione dei flussi di lavoro costituiscono un sistema performante di gestione documentale, i cui vantaggi sono: risparmio di tempo e spazio, riduzione degli errori grazie a processi chiari e automatici, accesso all’archivio anche da fuori ufficio, backup garantito e facilità di recupero dei documenti da parte di tutto il team.

La gestione dei documenti è un compito che occupa in maniera sempre maggiore le aziende, tuttavia la tecnica ci presenta delle opportunità interessanti che vi illustriamo in alcuni esempi concreti.

 

Fatturazione

Problema
Fatture e bolle di consegna viaggiano attraverso diversi reparti. Ogni reparto si fa una copia dei giustificativi creando tanti piccoli archivi cartacei o digitali. Se la persona responsabile di un acquisto è assente non si sa a che punto è il processo di verifica.

Soluzione
Con un sistema gestionale efficace è possibile impostare un flusso di approvazione elettronica delle fatture, assegnando le attività al personale e definendo quali eventi, documenti e utenti avviano un flusso di lavoro. Per ogni reparto (servizio alberghiero, servizio qualità, servizio tecnico, servizio informatico, ecc.) è possibile impostare un flusso di lavoro personalizzato con regole chiare per la gestione dei documenti all’interno della clinica. Così, quando una fattura arriva in amministrazione, la persona incaricata avvia il flusso tramite scansione. Il responsabile di reparto riceve una notifica, controlla i prezzi e allega digitalmente l’ordine d’acquisto e la bolla di consegna. Approva con un timbro digitale e la fattura giunge in amministrazione per la registrazione e il pagamento. È possibile visualizzare anche la cronologia.

 

Controllo qualità e garanzie

Problema
I formulari o le procedure che vengono aggiornate non hanno un posto univoco. Inoltre ogni collaboratore che utilizza un formulario si crea una copia propria. In questo modo non sempre è chiaro quale sia l’ultima versione

Soluzione
Grazie alla gestione delle versioni e all’archiviazione a lungo termine, con DocuWare è possibile organizzare l’archivio dei documenti e delle procedure di controllo qualità in modo da garantire a tutti gli utenti l’accesso ai file aggiornati, senza rischio d’errore. I documenti obsoleti non sono più disponibili. Mentre tutti i documenti legati alle garanzie sono conservati a lungo termine senza occupare spazio e senza rischio di perdita.

 

Archivio di articoli scientifici

L’esistenza di un unico pool di documenti consente anche la creazione di un archivio di articoli scientifici accessibili a tutti.

Campi d’applicazione:

  • Amministrazione e contabilità
  • Controllo qualità

Tipi di documenti:

  • Fatture
  • Controllo qualità: Formulari e procedure

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