Garzoni SA

Impresa di costruzioni

Case study

Settore: costruzioni

Sede: Lugano

Campi d’applicazione: contabilità

Tipi di documenti: fatture in entrata e in uscita

L’impresa di costruzioni Garzoni SA è un’azienda famigliare fondata da Carlo Garzoni nel 1951 specializzata nella costruzione “chiavi in mano” di opere civili.

A partire dall’inizio del 2013, l’azienda ha adottato un sistema per la gestione del flusso di lavoro documentale, al fine di accelerare il processo di elaborazione delle fatture in entrata, consentendole così di risparmiare tempo e spazio.

Siamo molto soddisfatti dalla soluzione propostaci da Palo Alto. Ha risolto i nostro problemi di spazio e riusciamo ad evadere le fatture in molto meno tempo rispetto a prima. Ora abbiamo tutto sotto controllo, con una soluzione ordinata e pulita. Ognuno è indipendente nella ricerca dei documenti e chiaramente responsabile della propria fase di approvazione del flusso di lavoro. Sarebbe interessante implementare DocuWare in altri settori, la parte più ostica è sempre quella di abituare il personale a modificare il proprio metodo di lavoro, anche se possiamo dire con certezza che chi inizia ad utilizzare DocuWare poi lo apprezza molto.

Walter Gippini

Contabile, Garzoni SA

Tra le prime aziende private nel panorama edilizio svizzero, Garzoni SA realizza per conto di committenti pubblici e privati opere destinate al settore residenziale, commerciale, ospedaliero, alberghiero, logistico, industriale e infrastrutturale, garantendo sempre altissimi livelli di competenza tecnica, affidabilità e tempistica.

Nel 2012, l’azienda, da sempre attenta a offrire un servizio migliore a clienti e fornitori, ha iniziato a riorganizzare il processo di elaborazione, verifica e autorizzazione delle fatture in entrata, mediante un sistema di gestione dei documenti.

Fino al momento dell’introduzione del sistema per la gestione dei documenti (DMS), la verifica delle fatture in entrata si svolgeva esclusivamente tramite formato cartaceo. Il processo avveniva in questo modo: inizialmente veniva eseguita una verifica della corrispondenza della merce consegnata con quanto riportato nella bolla di accompagnamento e nell’ordine eseguito; successivamente il reparto di contabilità applicava un timbro sulla fattura in entrata, per indicare il cantiere competente. Dopo la registrazione della fattura in entrata nel sistema Domus interno all’azienda, il documento originale veniva trasmesso ai responsabili di cantiere, per la verifica e l’autorizzazione della fattura. Il passaggio dei documenti cartacei tra diversi reparti, per la verifica e la vidimazione, non solo comporta un notevole dispendio di tempo, ma può anche causare errori. Tutto ciò tenendo anche conto che il numero di fatture in entrata da controllare, nel corso del tempo e con la crescita dell’azienda, ha superato le 1000 al mese. Il personale coinvolto nel processo necessitava quindi di più tempo per elaborare i documenti. In alcuni casi, per i vari cantieri, il reperimento delle informazioni necessarie per procedere all’autorizzazione delle fatture risultava difficoltoso, come ad esempio i contratti di fornitura o le bolle di consegna corrispondenti.

Inoltre, le normative interne aziendali richiedevano di conservare tutte le fatture di anni precedenti, in raccoglitori posti in un luogo accessibile del reparto contabilità. La mancanza di spazio negli uffici della contabilità divenne ben presto un problema.

Esigenze

  • Eliminare la carta per mancanza di spazio
  • Integrazione con il sistema Domus

Nel 2012 l’azienda, composta da oltre 300 collaboratori e con una media di 40 cantieri all’anno da gestire, ha visto crescere la mole di carta e ridursi la disponibilità di spazio per l’archiviazione. Con oltre 1000 fatture creditori mensili, la Garzoni SA ha iniziato dunque a cercare un sistema di gestione dei documenti in grado di controllare in modo chiaro ed efficiente il processo di verifica e accettazione delle fatture tramite un flusso di lavoro digitale. I requisiti principali, oltre alla possibilità di poter eliminare la carta, erano la semplicità di utilizzo, la funzionalità di ricerca in tempo reale delle fatture in entrata e l’integrazione fluida della soluzione con il gestionale Domus.

Soluzione e gestione del processo

Nell’ambito del flusso di lavoro digitale, oggi le fatture in entrata ricevute da Garzoni SA vengono dotate di un’etichetta con codice a barre, registrate in Domus e acquisite tramite scansione. Per la digitalizzazione, i dipendenti competenti hanno a disposizione una stampante multifunzione e uno scanner.

L’archiviazione avviene in automatico tramite l’integrazione con il gestionale Domus. Il sistema le classifica poi in base a queste informazioni e le archivia nel pool centrale di documenti.

A seconda dei tipi di fattura, viene avviato uno speciale flusso di lavoro che consente la trasmissione automatica del documento elettronico al tecnico responsabile del cantiere. Il tecnico viene informato tramite email quando ci sono fatture da controllare. Tramite DocuWare può verificare il documento e applicare il timbro di approvazione o segnalare eventuali modifiche. In modo totalmente automatico il flusso di approvazione procederà assegnando al contabile la fattura per il pagamento.

Grazie al contrassegno di autorizzazione elettronico è possibile individuare in qualsiasi momento la fase di elaborazione in cui si trova la fattura in entrata e da chi viene gestita. È inoltre possibile eseguire una ricerca tramite parole chiave e recuperare una fattura semplicemente con un numero o un dettaglio conosciuto (nome del cliente, fornitore, codice prodotto, ecc.). L’accesso al flusso di lavoro, oltre al reparto di contabilità e ai responsabili del centro di costo nei reparti specializzati, è consentito anche all’amministrazione.

 

Moduli

  • DocuWare Barcode&Forms
  • DocuWare Import
  • DocuWare Task Manager
  • DocuWare Autoindex

Opportunità

Dopo qualche tempo di utilizzo i collaboratori della Garzoni SA hanno sperimentato altre opportunità offerte da DocuWare, come la possibilità di fare ricerche avanzate e di creare liste precise tramite filtri di selezione. Garzoni SA ha trovato utile anche iniziare ad archiviare i contratti e in futuro vorrebbe implementare la soluzione in altri settori.

Vantaggi

  • Risparmio di spazio
  • Risparmio di tempo
  • Il tecnico ha sempre a disposizione le fatture e i documenti di cantiere senza doverli richiedere in contabilità o dover fare delle copie
  • Il tecnico può tenere facilmente sotto controllo tutti i costi del cantiere
  • Il tecnico può accedere alla documentazione anche da fuori ufficio
  • Pool di documenti centrale
  • Processi aziendali trasparenti
  • Maggiore efficienza operativa

Il personale coinvolto nel processo di autorizzazione delle fatture, dotato delle relative autorizzazioni di accesso, può visualizzare in pochi secondi i documenti necessari. Lo stato di elaborazione di ciascuna fattura in entrata è trasparente e verificabile in qualsiasi momento. La contabilità può quindi fornire all’emittente della fattura, in caso di richiesta, informazioni dettagliate. Il processo di autorizzazione elettronico delle fatture dura in media solo due giorni, mentre quello basato su cartaceo, poteva richiedere anche una settimana.

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