Imprese di costruzione

Casi aziendali e referenze

Quanti progetti in più vuoi realizzare? Quanto margine vuoi mantenere?

Vantaggi principali

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Aumento del margine grazie alla riduzione delle spese di gestione delle garanzie

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Accesso all’archivio anche da fuori ufficio

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Non rischi di spostare o eliminare una cartella con documenti importanti

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Riduci il tempo dedicato alla parte burocratica del lavoro e hai più tempo a disposizione per la parte tecnico-creativa

Le piccole-medie imprese sono il cuore pulsante dell’economia ticinese e le imprese di costruzione ne costituiscono uno dei settori più dinamici. Tuttavia molte di esse si basano ancora su una gestione di tipo familiare, una situazione poco sostenibile a lungo termine che genera un enorme carico burocratico. Carico che, anche per la piccola ditta e nell’era delle aziende 4.0, è necessario snellire se si vuole risultare competitivi e produttivi.

In tal senso l’archiviazione digitale e l’automatizzazione dei flussi di lavoro costituiscono un sistema performante di gestione documentale, i cui vantaggi sono: risparmio di tempo e spazio, riduzione degli errori grazie a processi chiari e automatici, accesso all’archivio anche da fuori ufficio, backup garantito e facilità di recupero dei documenti da parte di tutto il team.

La gestione dei documenti è un compito che occupa in maniera sempre maggiore le aziende, tuttavia la tecnica ci presenta delle opportunità interessanti che vi illustriamo in alcuni esempi concreti.

 

Fatturazione

Problema
Solitamente l’acquisto di materiale avviene da parte del tecnico, ma la fattura arriva all’amministrazione e la bolla di consegna a una terza persona. Il tecnico deve controllare i prezzi e le quantità prima che l’amministrazione possa procedere; inoltre un ordine d’acquisto può riguardare più clienti.

Soluzione
Con un sistema gestionale efficace è possibile impostare un flusso di approvazione elettronica delle fatture, assegnando le attività al personale e definendo quali eventi, documenti e utenti avviano un flusso di lavoro. Così, quando una fattura arriva in amministrazione, la persona incaricata avvia il flusso tramite scansione. Il tecnico riceve una notifica, controlla i prezzi e allega digitalmente l’ordine d’acquisto e la bolla di consegna. Approva con un timbro digitale e la fattura giunge in amministrazione per la registrazione e il pagamento. È possibile visualizzare anche la cronologia.

 

Ricerca dei documenti

Problema
Durante la gestione di un progetto i documenti sono sparsi ovunque: buona parte è archiviata in forma cartacea, quella relativa ai cantieri in costruzione si trova parzialmente nell’automobile del tecnico, in parte nei raccoglitori in ufficio, mentre i file elettronici (CAD, pdf, Word, ecc.) sono salvati sul disco comuneLe centinaia di mail quotidiane, raramente archiviate, sono usate per ricercare informazioni ma il sistema non riconosce gli allegati ed è necessario fare costantemente copie degli originali per condividere le informazioni e lavorare fuori sede. Tutto ciò comporta perdite di tempo ingenti. Spesso le informazioni non sono rintracciabili se non dal tecnico stesso e in caso di perdita possono non essere più recuperabili. Il grande volume di documenti da gestire implica un grande investimento di tempo per l’archiviazione, per la ricerca di informazione e per l’elaborazione dei documenti stessi. Inoltre l’archiviazione cartacea occupa sempre più spazio. Se un cliente chiede un’informazione possono passare giorni prima che possa avere una risposta.

Soluzione
La soluzione ottimale consiste in un unico archivio elettronico indipendente ma integrato con i software aziendali (ERP, email, ecc.). In questo modo ogni collaboratore autorizzato può trovare rapidamente qualsiasi documento in ogni momento, anche dall’esterno, mentre l’integrazione del software di posta elettronica con l’archivio elettronico consente di registrare le mail con un click direttamente da Outlook, completando così il sistema informativo.
Viene stabilito per mandato e tipo di documento chi ha accesso ai documenti e con quale competenze. I collaboratori condividono ora i loro documenti senza dover fare delle copie e senza dover viaggiare tra una sede e l’altra e sono completamente indipendenti nella ricerca di informazioni. Se un cliente chiama è possibile dare una risposta immediata. Inoltre ogni documento, che fino ad oggi non aveva una copia di sicurezza, è quotidianamente salvaguardato dalla struttura di backup in uso sul server di rete.

 

Controllo qualità e garanzie

Problema
La legge impone di conservare la documentazione completa per decine di anni e la documentazione deve essere completa per avere valore legale. Inoltre i formulari o le procedure che vengono aggiornate non hanno un posto univoco e ogni collaboratore che utilizza un formulario si crea una copia propria. In questo modo non sempre è chiaro quale sia l’ultima versione. 

Soluzione
Con un sistema di gestione documentale è possibile ridurre le spese di gestione delle garanzie stesse. Grazie alla gestione delle versioni e all’archiviazione a lungo termine, con DocuWare è possibile organizzare l’archivio dei documenti e delle procedure di controllo qualità in modo da garantire a tutti gli utenti l’accesso ai file aggiornati, senza rischio d’errore. I documenti obsoleti non sono più disponibili. Mentre tutti i documenti legati alle garanzie sono conservati a lungo termine senza occupare spazio e senza rischio di perdita.

Campi d’applicazione:

  • Amministrazione e vendita
  • Parte tecnica
  • Controllo qualità

Tipi di documenti:

  • Fatture
  • Documentazione progetti (piani, schizzi, verbali, bollettini, ecc.)
  • E-mail
  • Garanzie, formulari, procedure di lavoro

 

Settore: costruzioni

Sede: Lugano

Campi d’applicazione: contabilità

Tipi di documenti: fatture in entrata e in uscita

L’impresa di costruzioni Garzoni SA è un’azienda famigliare fondata da Carlo Garzoni nel 1951 specializzata nella costruzione “chiavi in mano” di opere civili.

A partire dall’inizio del 2013, l’azienda ha adottato un sistema per la gestione del flusso di lavoro documentale, al fine di accelerare il processo di elaborazione delle fatture in entrata, consentendole così di risparmiare tempo e spazio.

Siamo molto soddisfatti dalla soluzione propostaci da Palo Alto. Ha risolto i nostro problemi di spazio e riusciamo ad evadere le fatture in molto meno tempo rispetto a prima. Ora abbiamo tutto sotto controllo, con una soluzione ordinata e pulita. Ognuno è indipendente nella ricerca dei documenti e chiaramente responsabile della propria fase di approvazione del flusso di lavoro. Sarebbe interessante implementare DocuWare in altri settori, la parte più ostica è sempre quella di abituare il personale a modificare il proprio metodo di lavoro, anche se possiamo dire con certezza che chi inizia ad utilizzare DocuWare poi lo apprezza molto.

Leggi il caso aziendale

Walter Gippini

Contabile, Garzoni SA

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