Garage e concessionarie

Casi aziendali e referenze

Quante automobili in più vuoi vendere quest’anno?

Vantaggi principali

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Più tempo per dedicarsi alla vendita attiva

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Più efficienza nel seguire più pratiche

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Più tempo per l’assistenza al cliente

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Una migliore qualità del lavoro

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Procedure di approvazione rapide e chiare

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Informazioni utili a disposizione di tutti

Come concessionaria d’auto acquisti e rivendi auto e veicoli nuovi e usati. Probabilmente svolgi anche altre attività complementari quali i lavori di officina e le vendite di magazzino. Tutte queste attività generano un’enorme mole di documenti che passano fra i diversi reparti e devono essere gestiti in modo corretto.

In tal senso l’archiviazione digitale e l’automatizzazione dei flussi di lavoro costituiscono un sistema performante di gestione documentale, i cui vantaggi sono: risparmio di tempo e spazio, riduzione degli errori grazie a processi chiari e automatici, accesso all’archivio anche da fuori ufficio, backup garantito e facilità di recupero dei documenti da parte di tutto il team.

La gestione dei documenti è un compito che occupa in maniera sempre maggiore le aziende, tuttavia la tecnica ci presenta delle opportunità interessanti che vi illustriamo in alcuni esempi concreti.

 

Fatturazione

Problema
Il grande volume di documenti da gestire per una concessionaria implica un maggior investimento di tempo per l’elaborazione e per la ricerca di informazioni. Ogni capo reparto gestisce la sua parte di documenti per cui la condivisione degli stessi risulta difficile. Fatture e bolle di consegna viaggiano attraverso diversi reparti per poi tornare in amministrazione. Ogni reparto si fa una copia dei giustificativi creando tanti piccoli archivi cartacei o digitali. Il processo per l’approvazione delle fatture creditori è lungo e non è sempre chiaro dove si trova un documento nel flusso, soprattutto se la persona responsabile di un acquisto è assente. Inoltre l’archiviazione cartacea occupa sempre più spazio.

Soluzione
Con un sistema gestionale efficace è possibile impostare un flusso di approvazione elettronica delle fatture, assegnando le attività al personale del garage e definendo quali eventi, documenti e utenti avviano un flusso di lavoro, ottimizzando così i processi aziendali. Così, quando una fattura arriva in amministrazione, la persona incaricata avvia il flusso tramite scansione. Il meccanico che ha ordinato la merce riceve una notifica, controlla i prezzi e allega digitalmente l’ordine d’acquisto e la bolla di consegna. Approva con un timbro digitale e la fattura giunge in amministrazione per la registrazione e il pagamento. È possibile visualizzare anche la cronologia.

 

Controllo pagamenti con carta di credito

Problema
Le concessionarie lavorano direttamente con i privati. Per quanto riguarda i lavori d’officina non tutti i clienti pagano in contanti, alcuni in anticipo, altri con carta di credito. I pagamenti con carta di credito devono essere tenuti sotto controllo perché non sempre un pagamento arriva a buon fine. Aggiornare le liste dei pagamenti a mano è laborioso, un continuo aprire il raccoglitore dei pagamenti e cercare i pagamenti non confermati confrontando l’estratto conto bancario.

Soluzione
L’impostazione Task Manager garantisce un accesso rapido e diretto alle informazioni necessarie nelle operazioni quotidiane, raggruppando qualsiasi documento archiviato in DocuWare in elenchi di documenti e pendenze. Per esempio si può creare un elenco dei pagamenti effettuati tramite carta di credito che non sono ancora stati approvati. La lista si aggiorna automaticamente man mano che un pagamento viene confermato dall’amministrazione. Invece di contenere copie di documenti, gli elenchi di documenti e le pendenze contengono collegamenti agli originali dell’archivio e possono essere inviati per posta elettronica o memorizzati in un punto a piacimento.

 

Dossier di vendita

Problema
Ogni automobile ha un suo dossier di vendita. Contiene il formulario per la personalizzazione, l’ordinazione, i documenti del conducente, assicurazione, numero di matricola, tutti i servizi, riparazioni, passaggi di proprietario, ecc. Il dossier deve essere rintracciabile per numero di matricola o per nome del proprietario, infatti una vettura può passare per diversi proprietari. Con un archivio tradizionale l’unico modo per facilitare la ricerca è duplicare il dossier dell’auto per ogni proprietario e impostare un archivio abnorme con doppia modalità di ricerca.

Soluzione
La soluzione è la sostituzione del sistema di archiviazione tradizionale cartaceo con un unico sistema di archiviazione elettronico. L’archivio digitale consente di eliminare i doppioni e non c’è più il rischio che un dossier sia incompleto. Tramite i filtri si possono ricercare tutti i documenti legati a un numero di matricola oppure tutti quelli legati a una persona. Tutti i documenti sono leggibili, quindi la ricerca può avvenire anche tramite parola chiave. Oggi i collaboratori sono completamente indipendenti nella ricerca d’informazioni e possono rispondere anche ad eventuali domande del cliente che riguardano i documenti gestiti dai colleghi. Con tutto lo storico di una macchina sott’occhio, una concessionaria è anche in grado di fare valutazioni sulla ripresa in modo più preciso e rapido.

Campi d’applicazione:

  • Amministrazione e contabilità
  • Parte tecnica
  • Vendita

Tipi di documenti:

  • Fatture debitore
  • Gestione delle fatture acquisti (magazzino, pezzi di ricambio, auto)
  • Dossier auto

 

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