Fiduciarie e gestori patrimoniali

Casi aziendali e referenze

Quanti clienti in più vuoi gestire quest’anno?

Vantaggi principali

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Procedure di approvazione rapide e chiare

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Risparmio di tempo e di spazio

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Riduzione degli errori

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Informazioni utili a disposizione di tutti

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Maggior riservatezza sui documenti sensibili

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Maggiori possibilità di delega

Come broker assicurativo devi mediare tra le compagnie di assicurazioni e i tuoi clienti rispondendo alle loro esigenze.
L’analisi preliminare del rischio da assicurare e la conseguente ricerca delle condizioni più idonee per il tuo cliente implicano la creazione di un’enorme mole di informazioni e documenti, che dovranno successivamente essere gestiti. Accettare o respingere le offerte, inviare i documenti alle parti coinvolte, dare le disdette, amministrare i sinistri, sono solo alcune delle attività che un broker o un assicuratore deve pianificare anche a livello documentale.

In tal senso l’archiviazione digitale e l’automatizzazione dei flussi di lavoro costituiscono un sistema performante di gestione documentale, i cui vantaggi sono: risparmio di tempo e spazio, riduzione degli errori grazie a processi chiari e automatici, accesso all’archivio anche da fuori ufficio, backup garantito e facilità di recupero dei documenti da parte di tutto il team.

La gestione dei documenti è un compito che occupa in maniera sempre maggiore le aziende, tuttavia la tecnica ci presenta delle opportunità interessanti che vi illustriamo in alcuni esempi concreti.

 

Tenere traccia delle pendenze

Problema
La fiduciaria si occupa di gestire i documenti dei propri clienti, la mole di carta che gira è enorme. I fiduciari si trovano solitamente nella situazione di ricevere raccoglitori interi di documenti con i quali devono fare delle attività di verifica. A dipendenza del tipo di cliente e delle proprie esigenze la fiduciaria può lavorare sui documenti originali che poi dovrà rendere al cliente, fare una copia e lavorare sulla copia, oppure archiviare gli originali in uno spazio fisico in ufficio in quanto il cliente ha l’indirizzo contabile presso la fiduciaria. Anche le attività quotidiane cambiano: in alcuni casi c’è da registrare i pagamenti, in altri sono anche da pagare e per alcuni clienti c’è da fare solo la dichiarazione fiscale.

La mole di documenti è tale da non consentire la possibilità di dare risposte immediate. Le e-mail di ogni cliente vengono stampate e unite al dossier del cliente. Solitamente i documenti passano prima dalla direzione e i collaboratori non sanno se un determinato documento è già in loro possesso. Inoltre la fiduciaria ha la responsabilità di possedere gli originali del cliente.

Soluzione

Grazie alla soluzione di Enterprise Content Management di DocuWare, appena un cliente arriva con un raccoglitore di documenti, l’incaricato si occupa di scansionare tutto e di riconsegnare subito gli originali al proprietario. Oltre a rendere un ottimo servizio al cliente, la fiduciaria si libera dalla responsabilità di dover conservare gli originali e ha la certezza che se un documento non c’è è perché non è stato consegnato dal cliente.

I documenti sono da subito disponibili per la consultazione anche se la direzione deve ancora assegnarli a un collaboratore specifico.

Grazie ad un unico pool di documenti si ha accesso rapido e diretto alle informazioni necessarie alle operazioni quotidiane. Con l’integrazione del modulo Task Manager si possono ora creare degli elenchi di attività, come liste di documenti da approvare. Invece di contenere copie di documenti, gli elenchi di attività contengono collegamenti agli originali dell’archivio e possono essere inviati per posta elettronica o memorizzate in un punto a piacimento. Automatizzando in questo modo il percorso dei documenti in entrata, come la corrispondenza quotidiana, i documenti sono sempre disponibili a tutti (se autorizzati) permettendo di controllare in ogni momento lo stato dei documenti. Inoltre chi deve controllare e approvare i documenti può farlo in ogni momento, anche da casa e fuori dall’orario standard di lavoro. Con l’automatizzazione del processo diminuiscono quindi i tempi di giacenza.

Non sono da trascurare i vantaggi che la soluzione apporta alle attività di archiviazione e di ricerca, oltre allo spazio libero che si viene a creare.

La sicurezza delle informazioni è garantita. Ogni documento, che prima non aveva una copia di sicurezza, è quotidianamente salvaguardato dalla struttura di backup in uso sul Server di rete.

Campi d’applicazione:

  • Amministrazione e contabilità

Tipi di documenti:

  • Documenti contabili dei clienti (raccoglitori interi)

 

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