Broker e assicurazioni

Casi aziendali e referenze

Quanti mandati vuoi gestire in più quest’anno?

Vantaggi principali

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Procedure di approvazione rapide e chiare

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Chiusura dei contratti più rapida

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Risoluzione dei sinistri più efficiente

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Aumento della redditività di ogni singolo dipendente

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Archivio organizzato e univoco

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Una migliore qualità del lavoro

Come broker assicurativo devi mediare tra le compagnie di assicurazioni e i tuoi clienti rispondendo alle loro esigenze.
L’analisi preliminare del rischio da assicurare e la conseguente ricerca delle condizioni più idonee per il tuo cliente implicano la creazione di un’enorme mole di informazioni e documenti, che dovranno successivamente essere gestiti. Accettare o respingere le offerte, inviare i documenti alle parti coinvolte, dare le disdette, amministrare i sinistri, sono solo alcune delle attività che un broker o un assicuratore deve pianificare anche a livello documentale.

In tal senso l’archiviazione digitale e l’automatizzazione dei flussi di lavoro costituiscono un sistema performante di gestione documentale, i cui vantaggi sono: risparmio di tempo e spazio, riduzione degli errori grazie a processi chiari e automatici, accesso all’archivio anche da fuori ufficio, backup garantito e facilità di recupero dei documenti da parte di tutto il team.

La gestione dei documenti è un compito che occupa in maniera sempre maggiore le aziende, tuttavia la tecnica ci presenta delle opportunità interessanti che vi illustriamo in alcuni esempi concreti.

 

Tenere traccia delle pendenze

Problema
È difficile tenere traccia delle pendenze. Il processo dalla richiesta del cliente fino all’arrivo della polizza viene gestito e controllato individualmente dagli assistenti. Tutta la corrispondenza relativa alla proposta arriva per email e viene stampata per il controllo della ricezione. Notifiche di mandato, richieste alle compagnie, proposte delle compagnie, invio al cliente, approvazione del cliente, invio alle compagnie e ricezione delle polizze: sono tanti i documenti che girano senza controllo o giacciono su una scrivania senza produrre valore. 

Soluzione
La nostra soluzione è l’automatizzazione dei vari flussi di lavoro per un controllo completo delle pendenze. Grazie a DocuWare (Workflow Manager) è possibile creare regole chiare per la gestione dei documenti all’interno dell’azienda e ottimizzare i processi di richiesta dei clienti. Il modulo Task Manager garantisce un accesso rapido e diretto alle informazioni necessarie alle operazioni quotidiane, raggruppando qualsiasi documento archiviato in DocuWare in elenchi di documenti e pendenze. Come per esempio un elenco con le richieste d’offerta per le quali ci sono da richiedere le proposte alle compagnie, oppure liste di proposte firmate da approvare. Invece di contenere copie di documenti, gli elenchi di documenti e le pendenze contengono collegamenti agli originali dell’archivio e possono essere inviate per posta elettronica o memorizzate in un punto a piacimento. Il risultato è un processo snello e trasparente. Gli assistenti tengono sotto controllo i documenti in attesa di un’azione (registrazione, approvazione, pagamento, ecc) senza dover fare delle copie. Inoltre chi deve controllare e approvare dei documenti può farlo in ogni momento, anche da casa e fuori dall’orario standard di lavoro. Con l’automatizzazione del processo diminuiscono i tempi di giacenza.

 

Dare risposte immediate

Problema
L’aspettativa del cliente è quella di ottenere risposte immediate e competenti alle richieste, oltre ad un servizio d’assistenza efficace in tutte le fasi della transazione. Ma ogni assistente gestisce le “proprie” proposte/polizze in modo personale ed è difficile delegare il proprio lavoro ad un collega in caso assenza. Se un cliente o consulente ha bisogno di un’informazione su una richiesta in corso, solo l’assistente può dare la risposta e non è subito chiaro lo stato del singolo documento.

Soluzione
Il problema si può risolvere con la sostituzione dell’attuale sistema di archiviazione con un sistema di archiviazione elettronico centralizzato. In questo modo i collaboratori sono completamente indipendenti nella ricerca delle informazioni e possono rispondere anche alle domande dei clienti che gestiti dai colleghi. Ognuno sa in ogni momento dove si trova un documento nel flusso e anche la direzione può verificare lo stato di ogni documento senza dover consultare chi gestisce il cliente. I fogli non rimangono più sparsi sulle scrivanie e nessun documento va perso.

 

Ricerca delle informazioni

Problema
Tanti documenti legati alle registrazioni nel programma gestionale vengono archiviati in formato elettronico in un file system a cui tutti hanno accesso. I documenti che riguardano però clienti o polizze che non sono ancora registrati nel programma gestionale vengono salvati in altre cartelle o rimangono nelle e-mail dei collaboratori. Nel tempo con un sistema di archiviazione tradizionale si vengono a creare delle isole d’informazione.

Soluzione
Tramite il sistema di gestione documentale DocuWare ci si può Interfacciare con l’ERP per automatizzare l’archiviazione dei documenti e per cercare i documenti direttamente dall’ERP. Il gestionale (ERP) e DocuWare si possono perfettamente integrare: i documenti generati dall’ERP vengono automaticamente archiviati in DocuWare nel pool di documenti aziendale e si possono cercare i documenti direttamente dall’ERP.

Campi d’applicazione:

  • Presales e consulenza
  • Amministrazione e HR

Tipi di documenti:

  • Documenti ufficiali in entrata e in uscita (polizze e sinistri)
  • Documenti del personale

 

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