SMART WORKING O LAVORO AGILE?

Adottare lo smart working all’interno dell’azienda è innanzitutto una sfida culturale: i collaboratori devono avere la certezza di seguire processi aziendali ben definiti, nei quali ognuno sa esattamente qual è il proprio ruolo e il proprio livello di responsabilità. Poi arriva la tecnolgia: e la sfida è quella di districarsi nella giungla di software e hardware, riuscire a selezionare gli elementi indispensabili, integrarli fra di loro ricavandone dati univoci, leggibili e utili al business.
PERCHÉ FARE SMART WORKING OGGI
  • Garantire la continuità del business durante le emergenze o i disastri
  • Collaborare con i migliori talenti, anche al di fuori delle aree geografiche tradizionali
  • Rendere accessibili alle persone con disabilità alcune posizioni di lavoro, in remoto o in modalità ibrida, offrendo loro la possibilità di lavorare da casa quando necessario
  • Posizionarsi come datore di lavoro interessante, soprattutto per le giovani generazioni che valutano la flessibilità un requisito indispensabile.
LE SFIDE DA AFFRONTARE

La comunicazione: Secondo il 48% degli intervistati è difficile comunicare con impiegati dislocati e tenere efficientemente tutti aggiornati e nel giro.

Connessioni VPN lenti: non sempre le connessioni fuori ufficio garantiscono le performance necessarie per lavorare e accedere ai files come ci si aspetta.

Software non in cloud: molte aziende dispongono ancora di soluzioni software che non consentono l’accesso dall’esterno, con la difficoltà che ne consegue: le informazioni chiave sono inaccessibili ai collaboratori fuori sede. Circa 1/3 degli intervistati ha evidenziato che, quando tutti lavorano da remoto, è una vera sfida mantenere i documenti organizzati e centralizzati, garantendo contemporaneamente sicurezza dei dati e protezione della privacy.

Flussi aziendali: avere sotto controllo lo stato dei processi aziendali è una sfida per almeno un’azienda su 4. Il 41% degli intervistati ha affermato che i processi più critici sono quelli delle fatture creditori, i processi legali e i flussi legati alla gestione dei contratti. Circa 1/3 delle aziende afferma che è fondamentale garantire un lavoro senza interruzioni ai team di vendita. Circa un’azienda su 5 ha vissuto con difficoltà l’onboarding di nuovi impiegati durante la crisi COVID-19.

CONSIGLI PER DIVENTARE UN’AZIENDA AGILE CON LAVORATORI IN SMART WORKING
COINVOLGIMENTO
  • Chi ama lavorare da casa?
  • Chi soffre l’isolamento e sente la mancanza dell’ufficio?
  • Chi è preoccupato di ritornare in ufficio?

Riunisci i tuoi collaboratori e cerca di capire quali sono le loro esigenze, i loro dubbi, le loro paure e incrocia le risposte con le necessità aziendali in modo da regolamentare il lavoro agile semplificando la vita di tutti.

Può essere complicato restare imparziali e moderare questo genere di conversazione, per questo ti consigliamo di farti assistere dai nostri specialisti.

FORMAZIONE

Allena i collaboratori a interagire nello spazio di lavoro distribuito (in ufficio, a casa, in transito): spiega come utilizzare i vari software, dimostra come utilizzare l’attrezzatura hardware degli spazi comuni, assicurati che i processi aziendali digitali siano comprensibili e seguiti da tutti, dota i collaboratori di portatili sufficientemente performanti. Assicurati che a rotazione tutti lavorino da casa, è l’unico modo per trasmettere una cultura di lavoro agile a tutti i livelli e apportare migliorie.

PROCESSI DIGITALI AUTOMATIZZATI, NEL CLOUD

La maggior parte dei processi aziendali basati sui documenti o sulla raccolta di dati, coinvolge più colleghi. È dunque fondamentale avere accesso ai files, approvare o rifiutare un’attività, richiedere un’azione anche da mobile o da remoto.

Gli strumenti di digitalizzazione come DocuWare ti consentono di non utilizzare più la carta con i tuoi documenti. Acquisisci, archivia, organizza e recupera i file all’istante senza mai più toccare un documento cartaceo.

COLLABORAZIONE

Secondo i più recenti studi più del 50% del lavoro svolto dagli impiegati viene svolto attraverso la collaborazione con colleghi, partner o clienti.

Durante il lock-down il 100% dei meetings si è svolto virtualmente eppure si è tornati in fretta a confrontarsi dal vivo appena la situazione l’ha consentito. Solo il 15% delle sale riunioni sono equipaggiate per le videoconferenze, anche se i meeting digitali sono diventati la norma.

Le sale riunionioni dotate di lavagne interattive consentono di incontrarsi in un ambiente di lavoro ibrido (live-online) mantenendo il distanziamento sociale. Semplificano l’accesso ai contenuti, la loro visualizzazione e lavorazione in tempo reale, garantendo una partecipazione attiva.

SICUREZZA

La sicurezza è sempre una priorità, ma è ancora più critica quando si tratta di gestire forza lavoro mobile, afferma il 70% degli intervistati da DocuWare.

DocuWare dà la priorità alla sicurezza:

  • Trasparenza nelle versioni dei documenti, proprietà e diritti di accesso.
  • Flussi di lavoro completamente tracciabili e registrati per comprendere lo stato di qualsiasi processo e riprendere successivamente tali passaggi.
  • Più livelli di backup per la protezione in caso di disastri.
  • Crittografia completa in ogni transazione.
  • Separazione dei dati dei clienti e dei sistemi DocuWare.
PRODUTTIVITÀ

Facilitare lo svolgimento del lavoro dotando i collaboratori di strumenti che forniscono un’esperienza piacevole (avvio rapido delle applicazioni, servizi affidabili, collegamenti veloci, interfaccia utente semplice e intuitiva)

Mentre le persone utilizzano questi tools, producono dati preziosi; quei dati includono il contenuto che i collaboratori generano e i segnali che producono durante la creazione degli stessi.

L’integrazione dei dati provenienti dalle varie applicazioni si traduce in un cruscotto di monitoraggio settato in funzione del proprio ruolo e dei propri obiettivi.

SPAZI DI LAVORO

Spazi condivisi

  1. I nuovi uffici sono ibridi, hanno una sede stabile, ma offrono ai propri collaboratori, clienti e fornitori, la possibilità di raggiungere l’ufficio anche digitalmente.
  2. L’ufficio viene vissuto per le interazioni faccia-faccia, meno per le attività individuali o di routine.
  3. L’attenzione viene posta sulla salute: aerazione degli spazi, postazioni di lavoro distanziate e suddivisibili, arredamento facilmente disinfettabile.

Spazi di lavoro individuali

  1. A casa o durante gli spostamenti. L’accesso tramite browser e app consente di completare il lavoro su qualsiasi dispositivo, da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento.
  2. La postazione fissa deve essere ergonomica e deve consentire di lavorare al meglio senza arrecare danni alla salute.
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