SMART WORKING O LAVORO AGILE?

Adottare lo smart working all’interno dell’azienda è innanzitutto una sfida culturale: i collaboratori devono avere la certezza di seguire processi aziendali ben definiti, nei quali ognuno sa esattamente qual è il proprio ruolo e il proprio livello di responsabilità. Poi arriva la tecnologia: e la sfida è quella di districarsi nella giungla di software e hardware, riuscire a selezionare gli elementi indispensabili, integrarli fra di loro ricavandone dati univoci, leggibili e utili al business.

PERCHÉ FARE SMART WORKING OGGI

Garantire la continuità del business durante le emergenze o i disastri.
Collaborare con i migliori talenti, anche al di fuori delle aree geografiche tradizionali.
Rendere accessibili alle persone con disabilità alcune posizioni di lavoro, in remoto o in modalità ibrida, offrendo la possibilità di lavorare da casa se necessario.
Posizionarsi come datore di lavoro interessante, soprattutto per le giovani generazioni che valutano la flessibilità un requisito indispensabile.

LE SFIDE DA AFFRONTARE

La comunicazione: Secondo il 48% degli intervistati è difficile comunicare con impiegati dislocati e tenere efficientemente tutti aggiornati e nel giro.

Connessioni VPN lente: non sempre le connessioni fuori ufficio garantiscono le performance necessarie per lavorare e accedere ai files come ci si aspetta.

Software non in cloud: molte aziende dispongono ancora di soluzioni software che non consentono l’accesso dall’esterno, con la difficoltà che ne consegue: le informazioni chiave sono inaccessibili ai collaboratori fuori sede. Circa 1/3 degli intervistati ha evidenziato che, quando tutti lavorano da remoto, è una vera sfida mantenere i documenti organizzati e centralizzati, garantendo contemporaneamente sicurezza dei dati e protezione della privacy.

Flussi aziendali: avere sotto controllo lo stato dei processi aziendali è una sfida per almeno un’azienda su 4. Il 41% degli intervistati ha affermato che i processi più critici sono quelli delle fatture creditori, i processi legali e i flussi legati alla gestione dei contratti. Circa 1/3 delle aziende afferma che è fondamentale garantire un lavoro senza interruzioni ai team di vendita. Circa un’azienda su 5 ha vissuto con difficoltà l’onboarding di nuovi impiegati durante la crisi COVID-19.

CONSIGLI PER DIVENTARE UN’AZIENDA AGILE CON LAVORATORI IN SMART WORKING

COINVOLGIMENTO

Chi ama lavorare da casa?
Chi soffre l’isolamento e sente la mancanza dell’ufficio?
Chi è preoccupato di ritornare in ufficio?

Riunisci i tuoi collaboratori e cerca di capire quali sono le loro esigenze, i loro dubbi, le loro paure e incrocia le risposte con le necessità aziendali in modo da regolamentare il lavoro agile semplificando la vita di tutti.

Può essere complicato restare imparziali e moderare questo genere di conversazione, per questo ti consigliamo di farti assistere dai nostri specialisti.

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FORMAZIONE

Allena i collaboratori a interagire nello spazio di lavoro distribuito (in ufficio, a casa, in transito): spiega come utilizzare i vari software, dimostra come utilizzare l’attrezzatura hardware degli spazi comuni, assicurati che i processi aziendali digitali siano comprensibili e seguiti da tutti, dota i collaboratori di portatili sufficientemente performanti. Assicurati che a rotazione tutti lavorino da casa, è l’unico modo per trasmettere una cultura di lavoro agile a tutti i livelli e apportare migliorie.

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PROCESSI DIGITALI AUTOMATIZZATI, NEL CLOUD

La maggior parte dei processi aziendali basati sui documenti o sulla raccolta di dati, coinvolge più colleghi. È dunque fondamentale avere accesso ai files, approvare o rifiutare un’attività, richiedere un’azione anche da mobile o da remoto.

Gli strumenti di digitalizzazione come DocuWare ti consentono di non utilizzare più la carta con i tuoi documenti. Acquisisci, archivia, organizza e recupera i file all’istante senza mai più toccare un documento cartaceo.

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COLLABORAZIONE

Secondo i più recenti studi più del 50% del lavoro svolto dagli impiegati viene svolto in collaborazione con colleghi, partner o clienti.

Durante il lock-down il 100% dei meetings si è svolto virtualmente, eppure si è tornati in fretta a confrontarsi dal vivo appena la situazione l’ha consentito. Solo il 15% delle sale riunioni sono equipaggiate per le videoconferenze, anche se i meeting digitali sono diventati la norma.

Le sale riunioni dotate di lavagne interattive consentono di incontrarsi in un ambiente di lavoro ibrido (live-online) mantenendo il distanziamento sociale. Semplificano l’accesso ai contenuti, la loro visualizzazione e lavorazione in tempo reale, garantendo una partecipazione attiva.

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SICUREZZA

La sicurezza è sempre una priorità, ma è ancora più critica quando si tratta di gestire forza lavoro mobile, afferma il 70% degli intervistati da DocuWare.

DocuWare dà la priorità alla sicurezza:

Trasparenza nelle versioni dei documenti, proprietà e diritti di accesso.
Flussi di lavoro completamente tracciabili e registrati per comprendere lo stato di qualsiasi processo e riprendere successivamente tali passaggi.
Più livelli di backup per la protezione in caso di disastri.
Crittografia completa in ogni transazione.
Separazione dei dati dei clienti e dei sistemi DocuWare.

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PRODUTTIVITÀ

Facilitare lo svolgimento del lavoro dotando i collaboratori di strumenti che forniscono un’esperienza piacevole (avvio rapido delle applicazioni, servizi affidabili, collegamenti veloci, interfaccia utente semplice e intuitiva)

Mentre le persone utilizzano questi tools, producono dati preziosi; quei dati includono il contenuto che i collaboratori generano e i segnali che producono durante la creazione degli stessi.

L’integrazione dei dati provenienti dalle varie applicazioni si traduce in un cruscotto di monitoraggio settato in funzione del proprio ruolo e dei propri obiettivi.

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SPAZI DI LAVORO

Spazi condivisi

I nuovi uffici sono ibridi, hanno una sede stabile, ma offrono ai propri collaboratori, clienti e fornitori, la possibilità di raggiungere l’ufficio anche digitalmente.
L’ufficio viene vissuto per le interazioni faccia-faccia, meno per le attività individuali o di routine.
L’attenzione viene posta sulla salute: aerazione degli spazi, postazioni di lavoro distanziate e suddivisibili, arredamento facilmente disinfettabile.

Spazi di lavoro individuali

A casa o durante gli spostamenti. L’accesso tramite browser e app consente di completare il lavoro su qualsiasi dispositivo, da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento.
La postazione fissa deve essere ergonomica e deve consentire di lavorare al meglio senza arrecare danni alla salute.

I vantaggi di un monitor curvo