NECESSITÀ
La contabilità deve saper fornire, senza preavviso, cifre che mostrano la posizione di mercato dell’azienda, nonché la redditività e la liquidità. Ciò è possibile solo se i processi debitori e creditori sono eseguiti in modo sicuro e privo di errori.
RISCHI
Le operazioni cartacee e manuali portano a una registrazione dei costi tardiva, le approvazioni richiedono troppo tempo, le informazioni devono essere raccolte da fonti disconnesse e gli ordini non possono essere completati.
SOLUZIONE
La gestione dei documenti e l’automazione dei flussi di lavoro aiutano la tua azienda a superare queste barriere eliminando la carta, centralizzando preziose informazioni in un unico sistema e integrandolo direttamente con il tuo ERP.
“Il nostro sistema DocuWare si è ripagato da solo una volta utilizzato per la contabilità fornitori e la documentazione di controllo qualità. Il nostro ROI migliora ogni volta che aggiungiamo un nuovo processo, come ordini di vendita e fatturazione. Siamo molto contenti del nostro investimento in DocuWare.”
Michelle Witman, Controller
AquaPhoenix Scientific Inc., USA
Acquisisci fatture cartacee ed elettroniche e abbinale automaticamente agli ordini di acquisto grazie all’indicizzazione intelligente. DocuWare fornisce un flusso di lavoro personalizzabile per gestire il processo di approvazione e quindi registra gli importi approvati nella contabilità generale grazie alla perfetta integrazione con l’ERP.
Sbarazzati della carta, evita errori di trascrizione, semplifica il processo d’approvazione, elimina l’inserimento manuale dei dati, tieni traccia delle scadenze e dei cambiamenti di stato e migliora significativamente la gestione del flusso di cassa.
La potenza della nostra soluzione inizia con l’indicizzazione intelligente, un sistema di apprendimento automatico che estrae i dati da qualsiasi fattura. Questi dati indice sono il cuore della soluzione, poiché guidano i processi del flusso di lavoro. DocuWare Intelligent Indexing sostituisce l’immissione manuale dei dati soggetta a errori, riconoscendo e registrando tutti i dati stampati sulle fatture.
Tutte le fatture vengono archiviate in un repository sicuro e accessibile, organizzato in modo rigoroso in base ai dati di indice acquisiti. Applica politiche di conservazione, recupera rapidamente i documenti o analizza i miglioramenti del processo dipartimentale. Accedi sempre e ovunque, da qualsiasi dispositivo, incluso il cellulare.
Stabilisci approvazioni automatiche basate su importi, fornitori o altri dati o imposta un flusso di lavoro digitale per indirizzare le fatture ai decisori chiave. Gestisci elegantemente le eccezioni.
DocuWare automatizza e accelera i processi attraverso flussi di lavoro digitali, collegando documenti, attività e persone attraverso uffici distribuiti e membri del team mobili.
Collega i documenti e le informazioni correlate al processo di ordinazione in modo da poter generare le fatture più rapidamente, rispondere immediatamente alle domande dei clienti e tenere traccia dei singoli pagamenti o degli sconti speciali.
Assicurati buone relazioni con i clienti, pagamenti anticipati e maggiore liquidità attraverso una gestione ottimale dei crediti.
Con DocuWare sei in grado di estrapolare la documentazione completa e corretta di tutte le transazioni commerciali. Non solo i record del periodo in corso di verifica, ma è possibile raccogliere e inviare e-mail, lettere o contratti collegati a tali record in pochi secondi.
Abbiamo eliminato un paio d’ore per dipendente alla settimana eliminando i processi manuali e cartacei. È difficile quantificare quante ore abbiamo risparmiato, ma il vantaggio maggiore è che siamo stati in grado di aggiungere più negozi e far crescere la nostra attività senza aggiungere costi operativi come più personale in contabilità.
Sean Penner, CFO
Carubba Collision
DocuWare acquisisce, indicizza in modo intelligente e classifica automaticamente. La cosa peggiore delle pile di carta è digitare manualmente i dati bloccati su quella stessa carta. Risparmia spazio, risparmia tempo e risparmia il mal di testa del vecchio modo di fare le cose.
Archivia e distribuisci digitalmente documenti cartacei ed elettronici ai dipendenti giusti al momento giusto per un processo decisionale rapido e accurato.
Elabora le fatture prima della scadenza, riscuotendo sconti per pagamenti anticipati, evitando commissioni di ritardo e facendo felici i fornitori. Costruisci una posizione forte per negoziare prezzi o sconti aggiuntivi e risparmiare ancora di più.
Le revisioni fiscali sono inevitabili, ma non devono essere una perdita di tempo. Trova documenti digitalizzati all’istante e consegnali come archivio pre-organizzato, sicuro e accessibile solo agli utenti autorizzati.
Dal GDPR al GoBD a Basilea II: DocuWare rafforza la tua azienda quando si tratta di protezione dei dati, archiviando in modo sicuro documenti e monitorando le transazioni commerciali.
DocuWare si integra con tutti i principali gestionali, anche con gli ERP del mercato ticinese.
Quando è stata registrata una fattura? Dov’è adesso? Chi ha avuto accesso per ultimo? DocuWare traccia ogni fase del ciclo di vita di un documento, modifica o accesso.
Quando le tue informazioni finanziarie sono digitalizzate, archiviate e salvate in DocuWare Cloud, sono protette da incendi, inondazioni e altre catastrofi naturali.
Cosa vedrai?
