PUÒ L’AMMINISTRATIVO CONDIVIDERE E SFRUTTARE LE INFORMAZIONI NEL MODO PIÙ PERFORMANTE POSSIBILE?

Il business moderno ha introdotto nuove opportunità - e nuove pressioni - sui dipartimenti finanziari. Il CFO e il suo team devono fornire informazioni più approfondite e una direzione più strategica che mai, con budget e risorse limitate.

TRASFORMA IL REPARTO AMMINISTRATIVO IN UN LEADER CHE GUIDA IL PROFITTO

NECESSITÀ
La contabilità deve saper fornire, senza preavviso, cifre chiave che mostrano la posizione di mercato dell’azienda, nonché la redditività e la liquidità. Ciò è possibile solo se i processi debitori e creditori sono eseguiti in modo sicuro e privo di errori.

RISCHI
Le operazioni cartacee e manuali portano a una registrazione dei costi tardiva, le approvazioni richiedono troppo tempo, le informazioni devono essere raccolte da fonti disconnesse e gli ordini non possono essere completati.

SOLUZIONE
La gestione dei documenti e l’automazione dei flussi di lavoro aiutano la tua azienda a superare queste barriere eliminando la carta, centralizzando preziose informazioni in un sistema e integrandolo direttamente con il tuo ERP per un quadro informativo veramente completo.

“Il nostro sistema DocuWare si è ripagato da solo una volta utilizzato per la contabilità fornitori e la documentazione di controllo qualità. Il nostro ROI migliora ogni volta che aggiungiamo un nuovo processo, come ordini di vendita e fatturazione. Siamo molto contenti del nostro investimento in DocuWare.”

Michelle Witman, Controller
AquaPhoenix Scientific Inc., USA

CONTABILITÀ FORNITORI: MIGLIORA IL FLUSSO DI CASSA

Acquisisci fatture cartacee ed elettroniche e abbinale automaticamente agli ordini di acquisto grazie all’indicizzazione intelligente. DocuWare fornisce un flusso di lavoro personalizzabile per gestire il processo di approvazione e quindi registra gli importi approvati nella contabilità generale tramite integrazioni ERP predefinite.

Sbarazzati della carta, evita errori di trascrizione, semplifica il processo d’approvazione, elimina l’inserimento manuale dei dati, tieni traccia delle scadenze e dei cambiamenti di stato e migliora significativamente la gestione del flusso di cassa.

CATTURA E INDICIZZA IN MODO INTELLIGENTE TUTTE LE FATTURE IN ENTRATA

La potenza della nostra soluzione inizia con l’indicizzazione intelligente, un sistema di apprendimento automatico che estrae i dati da qualsiasi fattura. Questi dati indice sono il cuore della soluzione, poiché guidano i processi del flusso di lavoro. DocuWare Intelligent Indexing sostituisce l’immissione manuale dei dati soggetta a errori, riconoscendo e registrando tutti i dati stampati sulle fatture.

ARCHIVIA E RECUPERA FACILMENTE DOCUMENTI DIGITALI

Tutte le fatture vengono archiviate in un repository sicuro e accessibile, organizzato in modo rigoroso in base ai dati di indice acquisiti. Applica politiche di conservazione, recupera rapidamente i documenti o analizza i miglioramenti del processo dipartimentale. Accedi sempre e ovunque, da qualsiasi dispositivo, incluso il cellulare.

FLUSSO DI LAVORO AUTOMATIZZATO

Stabilisci approvazioni automatiche basate su importi, fornitori o altri dati o imposta un flusso di lavoro digitale per indirizzare le fatture ai decisori chiave. Gestisci elegantemente le eccezioni.

DocuWare automatizza e accelera i processi attraverso flussi di lavoro digitali, collegando documenti, attività e persone attraverso uffici distribuiti e membri del team mobili.

CONTABILITÀ CLIENTI: ACCELERA GLI INCASSI

Collega i documenti e le informazioni correlate al processo di ordinazione in modo da poter generare le fatture più rapidamente, rispondere immediatamente alle domande dei clienti e tenere traccia dei singoli pagamenti o degli sconti speciali.

Assicurati buone relazioni con i clienti, pagamenti anticipati e maggiore liquidità attraverso una gestione ottimale dei crediti.

  • Accedi a bollettini di consegna, rapporti di lavoro o accordi speciali direttamente dal tuo ERP o applicazione contabile
  • Archivia automaticamente le fatture in uscita durante la stampa o l’invio tramite e-mail
  • Collabora con le vendite sulle informazioni di acquisizione di nuovi clienti

REVISIONI CONTABILI: UN’ORGANIZZAZIONE PERFETTA

Con DocuWare sei in grado di estrapolare la documentazione completa e corretta di tutte le transazioni commerciali. Non solo i record del periodo in corso di verifica, ma è possibile raccogliere e inviare e-mail, lettere o contratti collegati a tali record in pochi secondi.

  • Elimina il rischio e l’onere delle informazioni cartacee
  • Archivia tutti i documenti contabili in modo legale e conforme
  • Elimina le ricerche non necessarie accedendo alle fatture e alla corrispondenza direttamente dal tuo programma di contabilità
  • Completa questi record con documenti attuali e storici facilmente reperibili
  • Registra tutte le fasi di elaborazione direttamente su un documento per verificarne la coerenza
  • Raccogli documenti in cartelle digitali con un comodo campo di ricerca integrato
  • Limita l’accesso a determinati documenti

Abbiamo eliminato un paio d’ore per dipendente alla settimana eliminando i processi manuali e cartacei. È difficile quantificare quante ore abbiamo risparmiato, ma il vantaggio maggiore è che siamo stati in grado di aggiungere più negozi e far crescere la nostra attività senza aggiungere costi operativi come più personale in contabilità.

Sean Penner, CFO
Carubba Collision

CON DOCUWARE PUOI FARE PRATICAMENTE TUTTO

ELIMINA LA CARTA E L'IMMISSIONE MANUALE DEI DATI

DocuWare acquisisce, indicizza in modo intelligente e classifica automaticamente. La cosa peggiore delle pile di carta è digitare manualmente i dati bloccati su quella stessa carta. Risparmia spazio, risparmia tempo e risparmia il mal di testa del vecchio modo di fare le cose.

AUTOMATIZZA I PROCESSI CHIAVE

Archivia e distribuisci digitalmente documenti cartacei ed elettronici ai dipendenti giusti al momento giusto per un processo decisionale rapido e accurato.

OTTIENI SCONTI PER PAGAMENTI ANTICIPATI

Elabora le fatture prima della scadenza, riscuotendo sconti per pagamenti anticipati, evitando commissioni di ritardo e facendo felici i fornitori. Costruisci una posizione forte per negoziare prezzi o sconti aggiuntivi e risparmiare ancora di più.

REVISIONI FISCALI IN TEMPI RECORD

Le revisioni fiscali sono inevitabili, ma non devono essere una perdita di tempo. Trova documenti digitalizzati all’istante e consegnali come archivio pre-organizzato, sicuro e accessibile solo agli utenti autorizzati.

CONFORMITÀ

Dal GDPR al GoBD a Basilea II: DocuWare rafforza la tua azienda quando si tratta di protezione dei dati, archiviando in modo sicuro documenti e monitorando le transazioni commerciali.

INTEGRAZIONE CON IL TUO ERP

DocuWare si integra con tutti i principali gestionali, anche con gli ERP del mercato ticinese.

CONTROLLO COMPLETO

Quando è stata registrata una fattura? Dov’è adesso? Chi ha avuto accesso per ultimo? DocuWare traccia ogni fase del ciclo di vita di un documento, modifica o accesso.

AL SICURO DA DISASTRI

Quando le tue informazioni finanziarie sono digitalizzate, archiviate e salvate in DocuWare Cloud, sono protette da incendi, inondazioni e altre catastrofi naturali.

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Cosa vedrai?

  • Analisi del tuo scenario attuale: quali frizioni causano rallentamento nella gestione dei tuoi documenti
  • Presentazione pratica: interfaccia della soluzione e come può risolvere il tuo problema
  • Ritorno sull’investimento: calcolo di quanto puoi risparmiare in termini di tempo e costi operativi

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