Riordinare i dati con DocuWare: come farlo in modo veloce ed efficiente

Come in ogni cosa, anche nell’archiviazione è molto più facile ritrovare i documenti necessari quando c’è ordine. In questo tutorial ti mostreremo come correggere gli errori di archiviazione. In questo modo potrai riordinare i dati con DocuWare in modo veloce ed efficiente.

Se per esempio stai cercando una bolla di consegna potresti dover inserire il nome dell’azienda associata nella finestra di ricerca. Ma se all’interno dell’archivio lo stesso nome appare più volte ed associato in modo casuale a documenti diversi, trovare il documento può diventare complicato. Inoltre, errori di battitura o incomprensioni da parte di chi ha archiviato il documento potrebbero creare ulteriore confusione.

Ignorare questi errori potrebbe comportare problemi nell’archiviazione e nell’indicizzazione di documenti futuri. Occorre quindi riordinare i dati con DocuWare.

Per prima cosa ricerca i documenti attraverso il termine di ricerca errato. Potrai cambiare il termine di indicizzazione di tutti i documenti ad esso associati con un unico passaggio. Apri le opzioni nella lista dei risultati e scegli la voce “Modifica le parole indice per tutti i documenti“.

Nel passaggio successivo ti basterà scegliere il campo che contiene il termine errato, nel nostro esempio “Azienda”. Dovrai poi inserire il termine giusto nel campo sottostante e selezionare “Modifica“.

Terminato il procedimento, tutti i documenti saranno indicizzati sotto la parola corretta.

Per evitare che questi errori si verifichino di frequente ti consigliamo di utilizzare il più possibile le liste di termini già a disposizione in fase di archiviazione.

Vuoi saperne di più sulla gestione documentale DocuWare e l’automatizzazione dei flussi aziendali?

Non esitare a contattarci!
I nostri consulenti sono a tua disposizione per rispondere alle tue domande e analizzare la tua situazione documentale!