La versione 7 di DocuWare è ormai operativa da un paio di mesi e a inizio agosto l’azienda tedesca, leader mondiale in gestione documentale, ha pubblicato un aggiornamento sulla sicurezza.

Con piacere ti presento alcune novità e qualche esempio di come puoi rendere sicura la tua azienda tramite il sistema che ti proponiamo.

DocuWare è la soluzione moderna per la gestione dei documenti e l’automazione dei processi di lavoro che ti consente di accedere a file ed informazioni importanti in qualsiasi momento ovunque tu sia.
I documenti sono memorizzati centralmente in archivi elettronici, e possono essere visualizzati e modificati da utenti autorizzati. È anche possibile archiviare i documenti direttamente dalle cartelle del file system.
Grazie alle numerose funzioni di classificazione, tutti i tipi di documenti vengono sempre archiviati nel posto giusto con la relativa classificazione, e sono ritrovabili con un semplice clic.

Queste e molte altre funzioni, come la gestione dei processi di lavoro, rendono DocuWare un potente software che consente di ottimizzare i processi aziendali. Sul nostro sito trovate filmati e tutorial per ogni specifica esigenza.

Il concetto di sicurezza di DocuWare segue i principi del regolamento generale sulla protezione dei dati (GPDR), che richiedono la protezione delle PII attraverso la progettazione tecnica e le impostazioni di protezione dei dati. Ecco qualche esempio concreto:

Autenticità

Per certificare l’autenticità dei documenti quando un file viene archiviato in DocuWare, le voci di sistema, come – chi ha archiviato e quando, chi ha modificato e quando, ultimo accesso, document ID – vengono create automaticamente e non possono essere modificate dagli utenti.
Impostando la firma elettronica, che ha lo stesso scopo di una firma autografa per i documenti cartacei, viene garantito che un documento proviene davvero dall’autore. Le firme possono anche essere utilizzate per verificare le modifiche ai documenti.

Riservatezza

I dipendenti di grandi organizzazioni si occupano di processi complessi e sono soggetti a una varietà di regole e regolamenti. Dal 25 maggio, con l’entrata in vigore della legge sulla protezione dei dati personali (GDPR), anche le piccole aziende devono affrontare la mappatura dei processi. Dunque ogni reparto, per poter svolgere i propri compiti, deve disporre dellautorizzazione per utilizzare o accedere alle varie funzioni documentali e informatiche in base alle proprie necessità. Allo stesso modo, documenti e informazioni devono essere accessibili solo in proporzione al ruolo di ognuno. In questo modo il sistema assicura che solo il personale autorizzato ha il diritto di fare o vedere certe informazioni, mantenendo contemporaneamente la trasparenza aziendale per tutti.

Ruoli

A questo proposito esistono infatti diritti funzionali, per determinare quali voci di menu sono disponibili per un utente nel client Web, nel configuratore e nel Workflow Manager, diritti di cartella, per determinare a quali folder o documenti contenuti in esso può accedere l’utilizzatore. Esistono poi diritti amministrativi, che includono la gestione delle autorizzazioni, la gestione delle finestre di dialogo o la migrazione dei documenti nel file cabinet; diritti generali per la memorizzazione, ricerca e eliminazione di documenti; diritti di sovrapposizione, per consentire l’applicazione di timbri, annotazioni ed elementi grafici, e i diritti di campo, che includono i diritti per cercare, modificare il contenuto del campo e immettere valori che non esistono in un elenco di selezione.
Anche le attività amministrative sono soggette al concetto di autorizzazione. Questi ruoli predefiniti possono essere assegnati a diversi utenti o gruppi di utenti.

Come vedi il sistema di gestione documentale DocuWare è ben articolato e garantisce una capillare gestione degli accessi.

Crittografia

Per garantire che nemmeno un amministratore possa leggere documenti sensibili, DocuWare offre una memorizzazione crittografata dei documenti. Con questa opzione puoi anche prevenire in modo affidabile l’accesso ai documenti nel file system.

Gestione della versione del documento

Se la funzione “crea automaticamente nuove versioni” è abilitata per un file cabinet, un documento modificato viene salvato come una nuova versione nello stesso file cabinet. Ogni modifica di un documento porta automaticamente a una nuova versione del documento. Le versioni precedenti possono essere visualizzate nella cronologia delle versioni che mostra anche i numeri di versione, lo stato, la data di archiviazione, eventuali commenti e l’utente che ha salvato il documento.

Spero di averti dato qualche spunto di riflessione, leggi il white paper allegato per approfondire le funzionalità di base e avanzate messe a disposizione da questo potente strumento.

E per qualsiasi informazione non esitare a contattarmi

Buona lettura

 

Maurizio Bensi

DMS/BPM Unit Director, Palo Alto SA

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