Form cartacei con DocuWare: usali anche in digitale!

Continua ad utilizzare i tuoi form cartacei con DocuWare! Puoi infatti importarli facilmente in digitale e utilizzarli anche in questo formato. Nel tutorial ti spieghiamo come.

Molte aziende, per raccogliere e scambiare informazioni con clienti e partner, utilizzano moduli cartacei. La digitalizzazione dei flussi di lavoro ti permette di continuare ad utilizzare i tuoi form cartacei con DocuWare velocizzando notevolmente i processi.

Digitalizzare i form cartacei con DocuWare

Per prima cosa devi fare una scansione del tuo modulo cartaceo. Fai in modo che il formato di salvataggio sia PDF, così da poter eventualmente sfruttare il form come un documento multi-pagina. Se invece stai utilizzando un formato Word o Excel ti basterà effettuare un salvataggio con nome in Office e scegliere come formato di salvataggio “PDF”.

Per rendere utilizzabile il tuo modulo digitalizzato puoi sfruttare i form di DocuWare. All’interno del DocuWare Forms Designer puoi semplicemente fare una lista dei campi già contenuti all’interno della versione cartacea. Il modulo web sarà poi compilato direttamente nel browser dall’utente.

Dopo aver caricato la versione cartacea del tuo modulo, inserisci un collegamento tra gli elementi individuali in esso contenuti e quelli inseriti nella versione web. Per maggiori dettagli su questo procedimento, ti invitiamo a visitare il DocuWare Knowledge Center, di cui abbiamo già parlato.

Compilazione e archiviazione dei form cartacei con DocuWare

Una volta portata a termine la creazione del modulo, puoi semplicemente inviare il link ai tuoi clienti per la compilazione. Cliccandoci sopra, gli utenti potranno compilare i campi richiesti e inviare il form completato a DocuWare. Se chi riceve il form non ha un accesso a DocuWare come utente, il modulo potrà essere inviato all’archivio solo tramite cloud.

Se avrai utilizzato il modulo cartaceo come base per la compilazione, anche il form online sarà archiviato con gli stessi criteri.

Il modulo inviato apparirà automaticamente nella lista di un collaboratore specifico, che potrai designare in fase di configurazione iniziale. Il collega potrà verificare la registrazione dei dati ed elaborare la richiesta ricevuta.

Grazie all’uso dei form cartacei con DocuWare è possibile registrare diverse tipologie di modulo ed associarle. In questo caso, entrambi saranno riempiti con le informazioni dello user. Questa funzione rende ancora più facile l’invio di un messaggio di conferma direttamente dal Client di DocuWare.