DocuWare Intelligent Indexing: 5 consigli per la mappatura dei campi

DocuWare Intelligent Indexing sostituisce tutti i noiosi processi di indicizzazione per un’archiviazione dei documenti ultra-rapida. Per poter sfruttare al meglio questo servizio ti proponiamo 5 consigli.

Il DocuWare Intelligent Indexing cerca automaticamente i termini più importanti ai fini della ricerca all’interno del documento. Per farlo sfrutta categorie come l’oggetto, il numero, la data di creazione o il cliente. Queste categorie sono assegnate ai campi di indicizzazione del tuo archivio in un processo che viene anche chiamato mappatura. Quest’ultimo può essere impostato nella configurazione del cassetto.

DocuWare Intelligent Indexing: ecco alcuni consigli

Durante la mappatura è importante che alcune tipologie di campo corrispondano
- Testo di Intelligent Indexing = Campo di testo DocuWare
- Data di Intelligent Indexing = Campo contenente la data di DocuWare
- Campo numerico di Intelligent Indexing = Campo numerico di DocuWare
È meglio lavorare con un solo archivio su cui utilizzare l’Intelligent Indexing. Per i cassetti utilizzati da vari utenti, l’appropriata finestra di dialogo per l’archiviazione dovrebbe essere impostata durante la configurazione del cassetto.
La mappatura dei campi deve essere la stessa per tutti i cassetti. Questa mappatura verrà quindi usata per l’inserimento del documento in un archivio specifico.
Non cambiare le impostazioni di mappatura in un secondo momento. È molto meglio riflettere in modo appropriato sull’assegnazione dei campi in fase di archiviazione.
L‘Intelligent Indexing può essere utilizzato per il salvataggio dei file in più archivi. Se documenti dello stesso tipo o di tipologia simile (ovvero che utilizzano un vocabolario simile) devono essere archiviati in raccoglitori diversi, assicurati che:
- Il punto di riferimento assegnato ad ogni documento sia uguale agli altri.
- La mappatura all’interno di mailbox individuali sia la stessa per ogni finestra di dialogo.
- I campi siano compilati.