È in arrivo una nuova versione del nostro gestore documentale digitale preferito: scopri anche tu tutte le novità di DocuWare 6.12!

Archiviare e gestire i documenti è sempre più semplice con DocuWare 6.12. Ecco alcune delle novità apportate al sistema per migliorare l’esperienza dell’utente.

Archiviazione dei documenti con DocuWare 6.12

DocuWare 6.12 ti consente di creare delle field masks. Questa funzione consiste nel salvataggio di una serie pre-impostata di dati da utilizzare per l’archiviazione dei documenti. Le informazioni da ricordare possono essere ad esempio codici postali, codici a barre, IBAN o numeri di telefono. Tale miglioramento ti permette non solo di risparmiare tempo durante l’inserimento dei dati, ma anche di evitare errori di immissione.

Anche il processo di validazione dei dati inseriti è stato migliorato. DocuWare 6.12 supporta ancora il vecchio form di validazione dell’indicizzazione e vi affianca un web service sempre più efficiente. Infatti, questo servizio permette un confronto veloce ed automatico anche con i CRM o altri sistemi di raccolta dati interni alle aziende.

Ricercare i documenti con DocuWare 6.12

Spesso, i documenti che archiviamo sono interconnessi tra loro anche se di tipologie differenti. Poter collegare, ad esempio, fatture a progetti, moduli o e-mail in relazione tra loro, rende ancora più semplice la ricerca dei dati che ci servono. Questa funzione, precedentemente chiamata links, è disponibile in questa versione di DocuWare come Document Relations. Mentre fino ad oggi era possibile gestirne l’impostazione solo dall’Amministrazione, adesso è possibile farlo dalla sezione di Configurazione. Così è possibile velocizzare e snellire i processi di approvazione o revisione dei documenti.

Processi complessi? Con DocuWare 6.12 è tutto più semplice

Nella nuova versione di DocuWare è possibile impostare il preavviso di una scadenza entro un certo range temporale. Per esempio, potresti non essere soddisfatto di un contratto di fornitura o volerlo rinegoziare. Spesso, però, per poter disdire o modificare senza  penali, è necessario un certo preavviso. Con DocuWare potrai impostare un avviso in tempo utile a ricordare tutte le tue scadenze.

Inoltre, con la nuova versione di DocuWare Cloud potrai connettere il servizio al tuo database locale. Per farlo puoi utilizzare il Local Data Connector durante la creazione dei flussi di lavoro, estraendo direttamente le informazioni dalla tua base di dati. Questa funzione è disponibile come app amministrativa, parte delle applicazioni Desktop di DocuWare. Grazie a questo strumento è possibile, ad esempio, automatizzare le richieste di fornitura o gli ordini.

La nuova versione di DocuWare consente anche il collegamento a SAP Versione 2. Questa funzione è disponibile sia per i nuovi utenti che per quelli che già usano DocuWare. È anche possibile integrare i 5 moduli Document Indexing, Document Link, Document Viewer, Archive Transfer e Integrity Control.

Migliora il lavoro di squadra grazie a DocuWare 6.12

Grazie all’introduzione dei Form Pubblici, anche i collaboratori esterni che non sono inseriti nel sistema DocuWare potranno compilare moduli e inviarteli. Questa funzione è già disponibile su DocuWare Cloud e come prova gratuita sui sistemi supportati e provvisti di licenza per i form. In questo modo, i tuoi moduli potranno essere sfruttati anche uso esterno all’azienda, e sarà più facile poterli introdurre nel proprio flusso di lavoro una volta compilati. Così sarà possibile non solo migliorare il collegamento con i partner, ma anche velocizzare l’intero flusso di lavoro.

È stata aumentata anche la flessibilità di modifica dei form, che possono essere ridimensionati e riposizionati semplicemente con il mouse. In DocuWare 6.12 l‘anteprima dei form è disponibile anche per la visualizzazione da smartphone. Il nuovo strumento Spacer permette di separare chiaramente due campi diversi all’interno dello stesso form. Quest’opzione può essere utilizzata per molte tipologie di modulo, aumentando sia la chiarezza del contenuto che le possibilità di design.

Anche a livello di archiviazione i form sono stai implementati. Infatti, una volta compilati, ora possono essere archiviati con l’assegnazione di un numero unico di riferimento. In questo modo, sarà possibile identificare univocamente i contenuti e gli stessi form.

Migliorare con HTML5

DocuWare si affida sempre alle tecnologie più aggiornate per mantenere il suo prodotto user-friendly e innovativo. Per questo la continua migrazione da Silvelight ad HTML5 è uno dei punti fondamentali di DocuWare 6.12. Gli elementi migliorati e implementati nella Configurazione di DocuWare su questa base sono:

  • Document Relations: non è stato fatto nessun cambiamento riguardante le funzionalità di relazione tra i documenti. Semplicemente, adesso è possibile gestire l’impostazione dalla Configurazione di DocuWare. La relazione può unire documenti collocati nel medesimo archivio o in archivi differenti.
  • Assistenza all’indicizzazione: ora questa sezione contiene sia le liste di selezione che le field masks.
  • Archiviazione: tutte le impostazioni dell’archivio ora possono essere gestite esclusivamente nella Configurazione di DocuWare. Rimangono escluse la registrazione dell’archivio, i dischi e la configurazione della ricerca full text.
  • Deletion Policy: è possibile cancellare alcuni documenti dopo un determinato periodo di tempo (ad esempio, una volta soddisfatti i requisiti legali relativi al tempo di conservazione). Ora le regole di cancellazione vanno configurate nella sezione System della Configurazione di DocuWare, anzi che nell’Amministrazione.

Altri miglioramenti

  • Creazione automatica di un nuovo cassetto “inbox” all’inserimento di un nuovo utente nel sistema.
  • Oracle Database versione 11g non è più supportato.
  • È possibile lavorare in modalità touch anche su schermi non sensibili.
  • I task possono essere completati più facilmente, velocizzando notevolmente il lavoro e rendendolo più efficiente.
  • È possibile creare e inviare una singola ricerca senza bisogno di creare una lista dei risultati, direttamente durante la visualizzazione del documento.
  • Durante la configurazione dell’archivio, DocuWare 6.12 mostrerà una voce nella finestra di archiviazione che identificherà, in base al numero di gruppo di lavoro, quale numero sarà assegnato al gruppo successivo. Grazie al refresh della pagina, sarà sempre possibile capire se e quando un numero di gruppo andrà riconfigurato.
  • Con le nuove funzioni Forward o Reply sarà possibile rispondere o inoltrare anche le e-mail archiviate manualmente in DocuWare.

La nuova versione di DocuWare presenta dunque tante novità ed implementazioni che rendono l’archiviazione e la gestione dei flussi di lavoro ancora più semplici ed intuitive. Vuoi introdurre DocuWare nella tua azienda o implementare la versione in tuo possesso? Non esitare a contattarci!

Ti sembra complicato? Guarda i nostri tutorial!

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