La privacy dei dati non è mai stata così importante e così a rischio come ora.
Molte aziende stanno subendo attacchi hacking e durante la “Data Privacy Week”, vogliamo ricordarti cosa può fare una soluzione ECM di gestione documentale come quella di DocuWare per aiutarti a proteggere i tuoi documenti, il tuo know-how aziendale, le tue informazioni e i dati che i tuoi clienti ti affidano.
Data security in poche parole
La sicurezza dati riguarda l’intero processo di salvaguardia delle informazioni digitali durante tutto il ciclo di vita (archiviazione, consultazione, modifica, condivisione) delle informazioni contenute nei tuoi documenti, per proteggerle da corruzione, furto o accesso non autorizzato.
La sicurezza dei dati deve garantirti copertura a più livelli: hardware, software, dispositivi mobili, accessi e controlli amministrativi, policy e procedure aziendali.
Le aziende sono legalmente obbligate a proteggere i dati dei clienti e degli utenti dallo smarrimento o dal furto e dalla fine nelle mani sbagliate, secondo la normativa locale.
Con quanto disposto dal regolamento europeo GDPR, la responsabilità legale per una conservazione sicura e controllata delle informazioni, ricade a livello personale sui singoli operatori.
Data security e data privacy: le differenze
La sicurezza dei dati e la privacy dei dati implicano entrambe la protezione dei dati, ma sono diverse.
- La sicurezza dei dati comporta il controllo dell’accesso ai dati in modo disciplinato, standardizzato e senza possibilità di errore.
- La privacy dei dati, invece, implica decisioni strategiche più sottili su chi ha accesso a determinati tipi di dati e per quale tipo di trattamento o azione (scopo del trattamento) e per quanto tempo.
4 pilastri che DocuWare ti garantisce
- Confidenzialità: accessi controllati e garanzia che i dati siano visibili solo a chi realmente deve vedere le informazioni.
- Integrità: elementi come l’impossibilità di eliminare documenti, dati e informazioni archiviati, copie di backup e geo-ridondanze, ti garantiscono l’indistruttibilità dei tuoi dati.
- Disponibilità: le informazioni e i documenti che archivi sono sempre disponibili grazie a sistemi di ricerca avanzati come la ricerca full text o per indici, che ti consentono la disponibilità dei dati in modo semplice e rapido, da qualsiasi dispositivo e luogo e più volte al giorno
- Tracciabilità completa di tutti gli eventi documento: le minacce possono anche essere interne se rappresentate da azioni od individui che intenzionalmente o inavvertitamente mettono a rischio i dati della propria organizzazione.
Con DocuWare è possibile ottenere la cronologia completa di quanto accade sui singoli documenti e delle attività all’interno dei processi automatizzati.
3 Consigli che puoi applicare da subito
- PROTEGGI le tue informazioni – come faresti con i tuoi beni più cari – mettendole in un archivio digitale certificato dove sia possibile gestire chi ha accesso alle informazioni e crittografare i tuoi dati e le transazioni ossia quei momenti mentre i collaboratori vanno avanti e indietro tra il tuo archivio digitale (database) e il loro computer o dispositivo mobile.
- PREPARATI in anticipo ad affrontare eventuali minacce: testa regolarmente il tuo sistema, istruisci i dipendenti, conosci la struttura dei backup, stabilisci un piano di gestione degli incidenti e di disaster-recovery
- PULISCI ed elimina ciò che non stai utilizzando dai tuoi dispositivi locali o dalle cartelle Windows. In questo modo, riduci la superficie d’attacco e le possibilità che un hacker tenti un furto di informazioni.
Certificazioni
Sapevi che DocuWare viene testato regolarmente e certificato da istituti di terze parti indipendenti, con audit oggettivi e specifici proprio su sicurezza e sui processi?
La soluzione DocuWare Cloud soddisfa i requisiti di HIPAA, CCPA, GDPR, APPI, SOC 2, Tipo 2, NF552 su GDPR e molti altri.
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Palo Alto ti accompagna nella trasformazione digitale dei tuoi processi, aiutandoti a gestire sia la sicurezza che la protezione dei dati.
