Collaborazione efficiente: modificare un documento in DocuWare

DocuWare facilita la collaborazione nella gestione documentale. Ma quando molte persone inseriscono, modificano e visualizzano allo stesso tempo una grande quantità di documenti è difficile mantenere l’ordine. La situazione si fa ancora più complessa quando più collaboratori devono lavorare sullo stesso documento. In questo tutorial ti spieghiamo come DocuWare, ti aiuta ad evitare confusione tra le diverse versioni dei tuoi file.

Capita spesso di dover lavorare sullo stesso documento con i propri collaboratori: spesso anche in luoghi diversi ma nello stesso momento. Quando si usa un semplice programma di condivisione, questa elaborazione simultanea può creare confusione, in quanto non è possibile salvare modifiche operate da utenti diversi in sessione contemporanea. Il rischio è di avere più versioni “definitive” ma incomplete del documento.

Con DocuWare questo rischio non c’è: quando apri un documento in modalità di modifica i tuoi collaboratori possono soltanto visualizzarne l’anteprima. Inoltre, il blocco non può essere confuso con un errore di sistema, in quanto al tentativo di modifica il programma aprirà una finestra di notifica. Al suo interno i tuoi colleghi potranno leggere la ragione del blocco e il nome dell’utente che sta elaborando il documento.

Lo stesso si verificherà quando tu cercherai di aprire un documento già in fase di elaborazione da parte di un altro utente.