Avvisi di DocuWare: come non perdere mai una scadenza

Perdere le scadenze dei contratti può comportare sprechi di tempo e di soldi. Grazie agli avvisi di DocuWare potrai tenere sempre sotto controllo tutte le date importanti per i tuoi contratti.

Quando vuoi retrocedere da un abbonamento o un contratto, in molti casi è necessario farlo con un certo preavviso rispetto alla data di rinnovo automatico. Grazie allo strumento di avvisi di DocuWare non perderai più queste scadenze. Ecco come impostare questa funzione.

Impostare gli avvisi di DocuWare per i contratti

Prima di procedere devi accertarti del fatto che la finestra di dialogo per l’archiviazione contenga anche i campi “Data di scadenza” e “Stato“.

Nella sezione di amministrazione dell’archivio scegli la voce “Dialogs” (dialogo) e configura una lista che mostri tutti i contratti pronti per il rinnovo. In questo caso, l’impostazione richiede di mostrare i contratti il cui rinnovo è previsto entro i prossimi 4 mesi.

Per velocizzare l’elaborazione dei contratti si consiglia di impostare i timbri “Annullato” e “Esteso”. Il primo timbro cambierà lo stato del contratto in “non più valido”. In questo modo il contratto sparirà dalla lista. Il secondo timbro è impostato in modo tale che un utente possa aggiungere una data di scadenza al documento. Il contratto con questa indicazione apparirà nella lista.

Prima di timbrare i contratti ti consigliamo di aggiungere una lettera o un documento che spieghi le nuove condizioni rispetto a quelle dell’accordo precedentemente archiviato. Una volta redatto il documento, apri un cassetto parallelamente alla lista. Importa quindi il file corrispondente e trascinalo sul contratto presente nella lista e clicca su “Staple” nella finestra di dialogo che si aprirà.