Ti è capitato di distruggere il cellulare e perdere tutti i dati?
Sai che se hai dati sensibili aziendali sul tuo dispositivo mobile, e lo perdi, potrai incombere in problematiche?
Il GDPR dovrebbe essere la scintilla che ti fa fare il salto di qualità per tenere digitalizzato il tuo archivio.

Non è importante fare il Backup….
… È NECESSARIO

Questo deve essere fatto periodicamente sul tuo computer nonché su tutti i dispositivi che sono collegati ad una rete interna o esterna che sia. La tua azienda si preoccupa di salvaguardare i documenti aziendali, proteggendo la struttura da attacchi esterni, intemperie e disattenzioni.

Ma chi si occupa di proteggere i documenti gestiti dal personale attraverso i dispositivi mobili?

Associato ad un sistema di archiviazione digitale certificato, questo tipo di attività metterà i tuoi file in una botte di ferro, consentendoti di recuperare (e proteggere!) tutto ciò che ti serve, non solo in caso di cambio di device, ma soprattutto in caso di furto, smarrimento o danneggiamento dello stesso.

Ecco perché voglio darti ben 6 consigli su come approcciarti al backup:

1. Sincronizza i tuoi dispositivi con un sistema di salvataggio in cloud, come Google Drive, Dropbox o semplicemente con il tuo operatore telefonico.

2. Fai attenzione allo spazio che hai a disposizione: non farti ingannare dal numero di GB di spazio del tuo cloud, riempirlo con musica e foto, è un attimo.

💡 Swisscom, ad esempio, mette a disposizione dei suoi clienti spazio illimitato per il salvataggio di foto e documenti personali.

3. Le e-mail non rimangono salvate per sempre! Se hai e-mail importanti che vuoi conservare è necessario salvarne una copia nel tuo spazio cloud

💡 L’email aziendali archiviale con un click, direttamente da Outlook, nel sistema di gestione documentale DocuWare

4. Se non è un tuo pensiero fisso, puoi ricordarti di fare il backup facendoti un promemoria, proprio come faccio io, direttamente sul tuo smartphone. Se invece salvi tutto direttamente in cloud non devi preoccuparti di nulla.

5. Fai durante la notte il backup generale dei tuoi dispositivi, cosicché potrai lavorare suoi tuoi documenti durante tutto il giorno senza dubitare della versione salvata nel tuo archivio.

💡 DocuWare gestisce le versioni. Salvando i documenti in DocuWare avrai la certezza di utilizzare e rendere disponibile ai colleghi sempre l’ultima versione

6. Mantenendo ordine nelle tue cartelle, ti sarà più facile, non appena effettuato il backup, eliminare file vecchi o inutilizzati per fare spazio.

Se hai già reso più agile e competitiva la tua impresa dematerializzando e automatizzando i processi attraverso un sistema di gestione documentale digitale, allora puoi fare sonni sereni perché ci pensa il software al tuo backup e a proteggere gli accessi indesiderati. In caso contrario… contattaci!

Martino Pisaturo

Marketing e vendita, Palo Alto SA

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