Si è da poco concluso un anno che per noi è stato semplicemente fantastico: pochi scommettevano sui buoni frutti che avrebbe dato l’unione di competenze e struttura tra Palo Alto e Delivery Ticino, ma i numeri dimostrano il contrario: rispetto al 2017 la divisione ticinese è cresciuta del 54%, mentre quella italiana del 112%.

Con uno staff di 10 tecnici/commerciali certificati, siamo di fatto uno dei più grandi partner Docuware in Europa, e abbiamo sfiorato per un soffio l’ingresso nel club Diamond tedesco (regione DACH). Un sincero grazie ai clienti che ci hanno permesso di raggiungere questo risultato, e a tutti i collaboratori, sia commerciali che tecnici, che hanno contribuito a finalizzarlo.

Siamo soddisfatti, ma non appagati, e quindi rieccoci nel 2019 con più entusiasmo che mai e con diverse attività interessanti già avviate:

 

1. User Experience: accompagnamento strategico dei nostri clienti sfruttando al massimo le potenzialità del pacchetto acquistato.

A partire dal mese di settembre scorso abbiamo attivato questa iniziativa: visitiamo un nostro cliente, lo affianchiamo nel lavoro quotidiano, analizziamo come lavora e raccogliamo gli elementi che ci permettono di elaborare un’analisi organizzativa. Una volta pronta ritorniamo dal cliente per condividerla insieme alle nostre impressioni e suggeriamo, in funzione della nostra esperienza, in che modo potrebbe ottimizzare il proprio lavoro e la propria organizzazione senza acquistare niente, ovvero sfruttando al meglio quanto già in vostro possesso. Questa attività ci ha dato ottimi riscontri, e ha ulteriormente saldato la relazione che abbiamo con chi decide di affidare a noi la gestione del suo archivio cartaceo e digitale. Se vuoi anche tu approfittare di questa attività che svolgiamo gratuitamente, contatta la collega Andreia all’email a.david@paloalto.swiss.

2. Formazione

Stiamo allestendo una serie di corsi base, avanzato e per programmatori. Vogliamo che DocuWare sia usato sempre di più e sempre al meglio. Il programma dettagliato dei corsi uscirà entro marzo.

 

3. Supporto tecnico: gestione dei ticket tramite form di DocuWare, per darvi risposte più rapide e aggiornamenti in tempo reale

Da gennaio è possibile aprire una chiamata di assistenza per DocuWare direttamente dai nostri siti paloalto.swiss/supporto e deliveryticino.com/assistenza. Il processo assegna automaticamente l’attività al tecnico di riferimento, in modo da evitare inutili telefonate, e-mail e attese. Con la nuova procedura la richiesta rimane tracciata, il richiedente viene aggiornato in tempo reale sulle tempistiche e sulle attività eseguite. Tutte le informazioni rimangono salvate nella “cartella cliente”, così la prossima volta non bisognerà spiegare niente al tecnico incaricato in quanto grazie allo storico saprà esattamente cosa è stato fatto in passato.

 

4. Programmazione attività: un nuovo sistema per condividere con il cliente lo stato di avanzamento lavori, mantenere lo storico e tenere traccia delle attività previste.

Anche per le commesse in fase di esecuzione a marzo diventa operativo il sistema che coinvolge direttamente il cliente nelle attività a lui dedicate. Vogliamo sempre di più incastrare le agende di tutti gli attori coinvolti, clienti, tecnici, responsabili dell’infrastruttura, ma non è sempre semplice. Questo sistema ci permetterà per ogni progetto aperto di poter condividere con il nostro cliente lo stato di avanzamento dei lavori in tempo reale, mantenere uno storico delle cose fatte e tenere sotto controllo le attività da fare. Il cliente avrà accesso alla sua area riservata dove potrà vedere tutti i documenti che lo riguardano e tutte le attività pianificate.

 

5. Fattura Elettronica ITA

Dal 1° gennaio 2019 in Italia la Fattura Elettronica tra aziende private è diventata (finalmente) realtà. Noi abbiamo investito tanto in questo settore, certificandoci diretti intermediari con il Sistema di interscambio (Sdi) e rilasciando una integrazione nativa con DocuWare. Nel mese di gennaio i nostri clienti hanno processato oltre 10’000 fatture digitali in entrata e in uscita. Siamo molto soddisfatti di questo traguardo raggiunto. Sorrido quando vedo ancora certe pubblicità che associano il nostro settore alla carta. La maggior parte delle informazioni oggi è elettronica, si fa ancora fatica a capire che Archiviazione è sinonimo di Organizzazione. La nostra missione è quella di gestire informazioni e processi, non documenti.

Credo sia inutile sottolineare che tutto quanto descritto sopra lo sviluppiamo con la piattaforma DocuWare. Quelli elencati sono solo alcuni degli innumerevoli campi di applicazioni che siamo in grado di personalizzare per la nostra organizzazione quanto per la vostra.

 

Vediamo ora quali sono le novità di DocuWare stesso e perché vale la pena passare all’ultima versione:

 

6. Docuware 7: modulistica elettronica e workflow portano la gestione di informazioni a un livello superiore

L’ultima versione è stata rilasciata ufficialmente ad aprile 2018. Dopo gli inevitabili primi mesi di assestamento a settembre abbiamo iniziato gli aggiornamenti presso i clienti che hanno un contratto attivo. Questa versione porta tante novità, sia dal punto di vista tecnologico che di utilizzo, vi invito pertanto a scaricarvi la documentazione che trovate a questo link e che potrete visionare con la dovuta tranquillità.

Ci tengo però a sottolineare due importanti aspetti:

  • La sicurezza: DocuWare 7 è ancora più sicuro, è GDPR compliant, è possibile tracciare con i log qualsiasi operazione effettuata sul documento o sul suo workflow approvativo. E se avete il sistema in cloud o la versione server Enterprise le immagini sono criptate, perché oramai DocuWare è usato sovente nell’area risorse umane. Vedi certificato ISO
  • Modulistica elettronica e workflow: Questi due moduli combinati assieme generano un effetto dirompente: è possibile compilare form di richiesta abbinata a qualsiasi settore: commerciale, tecnica, risorse umane. E dopo aver ricevuto la richiesta potete instradare il documento in un processo guidato, con incarichi, coinvolgimenti e scadenze. Due ingredienti che creano un piatto succulento perfetto.

7. Process Planner: uno strumento web semplice e gratuito per creare processi decisionali

Docuware ha rilasciato uno strumento semplice ed intuitivo per creare dei processi decisionali: Process Planner è un’applicazione web completamente gratuita con la quale è possibile disegnare e condividere uno o più processi, sia in modifica che in sola lettura, con uno o più collaboratori interni o esterni alla vostra struttura. Provatelo, è sufficiente che vi registriate, e se avete bisogno di supporto coinvolgeteci. 

8. DocuWare Cloud: sicurezza e performance ai massimi livelli sui server di Microsoft Azure

Per evitare adeguamenti alla infrastruttura IT sempre di più aziende spostano le proprie applicazioni dalla soluzione on premise al cloud. Le funzionalità di DocuWare sono invariate. L’infrastruttura scelta dalla DocuWare è quella fornita da Microsoft Azure, sicuramente in questo momento la più performante a livello mondiale. E la normativa svizzera consente di archiviare i documenti fiscali entro le mura della comunità europea. A questo link potete trovare le nuove specifiche della versione 7, che come potrete constatare in termini di sicurezza e performance sono ai massimi livelli.

Vuoi vedere fino a dove puoi arrivare con DocuWare?
Richiedi un appuntamento nei nostri uffici di Lugano, saremo lieti di condividere le nostre esperienze.

A presto

Maurizio Bensi

DMS/BPM Unit Director, Palo Alto SA

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